Maailman muuttuvan sanotaan

IRMA on vihdoinkin täällä. Suunnistuksen uuden Ilmoittautumis- Ranki- ja Maksujärjestelmän ensimmäinen vaihe otetaan käyttöön maaliskuussa. Samalla jää historiaan 80-luvulta asti käytössä ollut, hyvin palvellut, mutta raskaskäyttöinen ja ajan hampaan nakertama Suunnistusliiton vanha tietokanta.

Muutos on vääjäämätöntä, muttei useinkaan helppoa. Uuden kehittäminen ja toisaalta kehityksen tuoman muutoksen hyväksyminen vaatii oman aikansa. On vaikea rikkoa ja vaihtaa rutiineja, joihin on tottunut, vaikka niissä olisikin ollut kehitettävää. ”Näin tämä on aina tehty” -ajatus istuu syvällä sielussa. Mutta oliko ennen kaikki paremmin?

Viime syksynä Suunnistusliiton 75-vuotisjuhlan yhteydessä selailtiin toimiston työntekijöiden nimiä vuosien varrelta. Huomio kiinnittyi toimistosihteerien määrään. Suunnistusliiton toimistolla työskenteli pitkän aikaa parikin toimistosihteeriä samaan aikaan. Jäsenseurojen ja suunnistajien yhteystiedot, kilpailuhakemukset ja -kalenterit, tulokset, rankilistat, ratamestarirekisterit, ansiomerkkihakemukset, lehtitilaukset ja lukuisat muut toiminnot vaativat paljon käsityötä aikoina ennen tietokoneita ja osittain vielä niiden aikaankin.

Maailma muuttuu ja haasteet myös suunnistuksen eteen tehtävässä työssä monimuotoistuvat. Toimistolla ei enää yksinkertaisesti ole aikaa kirjata kasvavan jäsenistön ja yksittäisten suunnistajien osoitteen- tai Emit-kortin muutoksia. Toisaalta kaksinkertaisessa työssä, jota on tehty mm. sähköpostiin tulleita henkilötietomuutoksia tietokantaan kirjatessa, tulee myös helpommin virheitä. On kaikkien etu, että suunnistajat ja seurat hallitsevat jatkossa kokonaisvaltaisemmin Suunnistusliiton rekistereissä olevia tietojaan.

Konkreettisina esimerkkeinä IRMAn tuomista muutoksista mainittakoon toimintojen keskittyminen. Esimerkiksi suunnistuskilpailun järjestämistä anova seura täyttää hakemuksen järjestelmässä ja lähettää nappia painamalla hakemuksen alueelle. Alue käsittelee hakemuksen ja halutessaan lähettää samalla tavoin hakemuksen liittoon kilpailupäällikölle, joka hyväksyessään kilpailun laittaa sen Irmassa näkyvään kilpailukalenteriin. Kilpailuun ilmoittautuva suunnistaja menee järjestelmään, joka ilmoittautumisen yhteydessä tarkistaa lisenssin voimassaolon. Mikäli lisenssi ei ole voimassa, voi suunnistaja siirtyä maksamaan lisenssiä verkkopankin kautta, jotta ilmoittautuminen onnistuu. Kun kilpailut ovat ohi, lähettää järjestäjä tulokset järjestelmään, josta liiton toimistosihteeri käy ne tarkistamassa ja laittaa hyväksytyt tulokset rankiajoon. Rankin laskemisen jälkeen rankilista näkyy Irman etusivulla.

Tavoitteena on, että IRMA tuo sekä seuroissa että liiton toimistolla lisää aikaa keskittyä olennaiseen. Aivan uudenlaisen järjestelmän käyttöönotto on kuitenkin haastavaa. Vaikka kaikkia mahdollisia tilanteita on yritetty etukäteen miettiä ja keksiä niihin ratkaisuja, vasta käytäntö osoittaa, ovatko suunnitelmat ja testit onnistuneet. Tekniikan kanssa saa usein varautua yllätyksiin, mutta kun järjestelmä nyt otetaan käyttöön asteittain, toivomme siirtymävaiheen olevan mahdollisimman sujuva.

Tutustukaa IRMAan kevään aikana rohkeasti. Se on täällä meidän kaikkien työtä helpottaakseen.

-Paula Partanen-

Facebooktwitterpinterestlinkedinmail