Tapahtumahallinnan ohje

<- Ohjeet seuralle

Viimeksi päivitetty 8.11.2018

Tapahtumahallinnan ohje Rastilippu-palveluun (8.11.2018):
181108_Rastilippu_ohje_seura_tapahtumahallinta
Ohjeen sisältö: Tapahtumien luominen Rastilippu-palveluun sekä tulospalvelun liittäminen Rastilippuun.

Lisäohje, Tapahtumien lataus CSV-tiedostona:
180523_CSV-tiedosto_TapahtumienLataus

Tapahtumien muokkaaminen – huomioi nämä
  • Toiveemme on, että seurat tekevät testitapahtumat testiymäristöön (mieluiten ei testitapahtumia osoitteeseen rastilippu.fi). Seurakäyttäjät ovat saaneet tunnukset testiympäristöön. Jos tunnukset ovat kadonneet, pyydä testiympäristön tunnukset ja ohje: irma(a)suunnistusliitto.fi.
  • Tapatumien ilmoittautuminen aukeaa 2 viikkoa ennen tapahtumasarjan ensimmäistä tapahtumaa. (Poikkeus: Jos tapahtumien luonnissa käytettävän csv-tiedoston ensimmäinen päivämäärä on menneisyydessä tai alle 2 viikon päässä tulevaisuudessa, aukeaa ilmoittautuminen heti.)
  • Kun tapahtumaan on tullut ilmoittautumisia, menee kaikista tapahtumaan tehdyistä muutoksista sähköpostiviesti ilmoittautuneille. Vältä siis turhia tapahtuman tietojen muokkauksia enää siinä vaiheessa.
  • Tapahtumasarjaan voi lisätä tapahtumia niin siihen asti, kun tapahtumasarjan viimeinen tapahtuma on vielä tulevaisuudessa, eli huomenna. Päättyneisiin tapahtumasarjoihin ei voi enää lisätä tapahtumia.
  • Rastilippuun viedyt tapahtumat näkyvät myös Suomisportissa, seurakäyttäjän Tapahtumat-näkymässä. Älä tee mitään muokkauksia Suomisportin tapahtumahallinnassa, koska ne tiedot eivät siirry Rastilippu-palveluun.

Tapahtumahallinnan ohjeessa on kuvattu Rastilipun toiminnot. Sovita seuran käytänteet Rastilipun toimintoihin sopiviksi. Lue myös Rastilipun ominaisuudet.

Tapahtumahallinnan ohjeen sisällysluettelo:
1. Seurakäyttäjän oikeuksien pyytäminen
2. Luo tapahtumasarja, nimeä tapahtumasarja
3. Tuo csv-tiedosto
4. Muokkaa tapahtumia, vinkkejä tapahtumien muokkaamiseen
5. Tapahtumasarjan määrittelyt
6. Tapahtumasarjan mainokset
7. Linkit tapahtumasarjan lisätietoihin
8. Tapahtuman tietojen muokkaaminen
9. Sijainnin ja opastuspisteiden määrittely
10. Muokkaa tapahtumakertaa
11. Linkki seuran tapahtumasarjaan
12. Ilmoittautuneet
13. Tulospalvelun käyttöönotto

Jatka seuraavien ohjesivujen lukemista, jotta tapahtuman kokonaisuudesta tulee toimiva:
Maksuturvan sopimus,
Lisäohjeita tulospalvelusta,
Palvelun markkinointi suunnistajille,
Toiminta tapahtumapaikalla, yksi ehdotus,
Kävijätilastot ja maksuraportit.

Tapahtumahallinta, kun useampia seura järjestää yhdessä samaa tapahtumasarjaa

Usein kuntorastitapahtumien sarjaa järjestää useampi seura yhdessä. Seurat voivat valita kahdesta eri toteutustavasta. 2-5-seuran yhteinen tapahtumasarjan voidaan Rastilippu-tapahtumassa kytkeä yhteiseksi tapahtumasarjaksi.

Seurat voivat valita, miten toimivat.

A) Jokainen seura vie Rastilippu-palveluun ne tapahtumat, jotka seura järjestää. On hyvä olla tarkka, että tapahtumasarjoilla on sama nimi – erityisesti samanlainen kirjoitusasu. Lisäksi on hyvä sopia, että jokainen seura kirjaasamalaisen tapahtumasarjan kuvauksen.

Ohje: 181108_Rastilippu_ohje_tapahtumasarjojen_yhdistäminen

B) Koko tapahtumasarja viedään Rastilippu-palveluun yhden seuran nimissä. ”Tapahtuman tiedot” -kohtaan voi lisätä järjestävän seuran nimen. ”Lisätietojen linkit” -kohtaan voi lisätä seurojen linkit.

Huomaa eri vaihtoehtojen vaikutus maksuliikenteeseen. Lue kohdasta Maksuturvan sopimus.

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail