Tapahtumahallinnan ohje

<- Ohjeet seuralle

Viimeksi päivitetty 14.9.2022

Tapahtumahallinnan ohje Rastilippu-palveluun (8.11.2018 -> päivitetty 14.9.2022):
220914_Rastilippu_ohje_seura_tapahtumahallinta
Ohjeen sisältö: Tapahtumien luominen Rastilippu-palveluun sekä tulospalvelun liittäminen Rastilippuun.

Lisäohje, Tapahtumien lataus CSV-tiedostona:

180523_CSV-tiedosto_TapahtumienLataus

Huom! Älä jätä csv-tiedostoon tyhjiä kenttiä. Vain sarakkeessa Tapahtuman lisätiedot voi olla tyhjiä kenttiä.

Uusia ominaisuuksia lisätty omatoimirasteja ajatellen (9.4.2020)
Lisätty mahdollisuus maksukategorioihin (elokuu 2022)

Tapahtumien muokkaaminen – huomioi nämä
  • Mikäli et pysty tekemään muokkauksia seurakäyttäjätunnuksillasi Rastilipun tapahtumahallinnassa, ota yhteyttä oman seurasi Suomisport-pääkäyttäjään, jonka tulee lisätä sinulle lajijaoston pääkäyttäjän oikeudet.
  • Toiveemme on, että seurat tekevät testitapahtumat testiymäristöön (mieluiten ei testitapahtumia osoitteeseen rastilippu.fi). Seurakäyttäjät ovat saaneet tunnukset testiympäristöön. Jos tunnukset ovat kadonneet, pyydä testiympäristön tunnukset ja ohje: rastilippu(a)suunnistusliitto.fi.
  • Tapahtumien ilmoittautuminen aukeaa 2 viikkoa ennen tapahtumasarjan ensimmäistä tapahtumaa. (Poikkeus: Jos tapahtumien luonnissa käytettävän csv-tiedoston ensimmäinen päivämäärä on menneisyydessä tai alle 2 viikon päässä tulevaisuudessa, aukeaa ilmoittautuminen heti.)
  • Kun tapahtumaan on tullut ilmoittautumisia, menee kaikista tapahtumaan tehdyistä muutoksista sähköpostiviesti ilmoittautuneille. Vältä siis turhia tapahtuman tietojen muokkauksia enää siinä vaiheessa.
  • Tapahtumasarjaan voi lisätä tapahtumia siihen asti, kun tapahtumasarjan viimeinen tapahtuma on vielä tulevaisuudessa, eli huomenna. Päättyneisiin tapahtumasarjoihin ei voi enää lisätä tapahtumia.
  • Rastilippuun viedyt tapahtumat näkyvät myös Suomisportissa, seurakäyttäjän Tapahtumat-näkymässä. Älä tee mitään muokkauksia Suomisportin tapahtumahallinnassa, koska ne tiedot eivät siirry Rastilippu-palveluun.

Tapahtumahallinnan ohjeessa on kuvattu Rastilipun toiminnot. Sovita seuran käytänteet Rastilipun toimintoihin sopiviksi. Lue myös Rastilipun ominaisuudet.

Tapahtumahallinnan ohjeen sisällysluettelo:
1. Seurakäyttäjän oikeuksien pyytäminen
2. Luo tapahtumasarja, nimeä tapahtumasarja
3. Tuo csv-tiedosto
4. Muokkaa tapahtumia, vinkkejä tapahtumien muokkaamiseen
5. Tapahtumasarjan määrittelyt
6. Tapahtumasarjan mainokset
7. Linkit tapahtumasarjan lisätietoihin
8. Tapahtuman tietojen muokkaaminen
9. Sijainnin ja opastuspisteiden määrittely
10. Muokkaa tapahtumakertaa
11. Linkki seuran tapahtumasarjaan
12. Ilmoittautuneet
13. Tulospalvelun käyttöönotto
Tarjoa palvelua kuntorasteilla

Jatka seuraavien ohjesivujen lukemista, jotta tapahtuman kokonaisuudesta tulee toimiva:
Svea Payments -maksupalvelusopimus,
Lisäohjeita tulospalvelusta,
Palvelun markkinointi suunnistajille,
Toiminta tapahtumapaikalla, yksi ehdotus,
Kävijätilastot ja maksuraportit.

Tapahtumahallinta, kun useampi seura järjestää yhdessä samaa tapahtumasarjaa

Usein kuntorastitapahtumien sarjaa järjestää useampi seura yhdessä. Seurat voivat valita kahdesta eri toteutustavasta. Maksimissaan 15 eri seuran yhdessä toteuttama tapahtumasarja voidaan Rastilippu-palvelussa yhdistää yhteiseksi tapahtumasarjaksi.

Seurat voivat valita, miten toimivat.

A) Jokainen seura vie Rastilippu-palveluun ne tapahtumat, jotka seura järjestää. On hyvä olla tarkka, että tapahtumasarjoilla on sama nimi ja myös nimen  samanlainen kirjoitusasu. Lisäksi on hyvä sopia, että jokainen seura kirjaa samalaisen tapahtumasarjan kuvauksen.

Tarkempi ohje: 220914_Rastilippu_ohje_tapahtumasarjojen_yhdistäminen

B) Koko tapahtumasarja viedään Rastilippu-palveluun yhden seuran nimissä. ”Tapahtuman tiedot” -kohtaan voi lisätä järjestävän seuran nimen. ”Lisätietojen linkit” -kohtaan voi lisätä seurojen linkit.

Huomaa eri vaihtoehtojen vaikutus maksuliikenteeseen. Lue kohdasta Svea Payments -maksupalvelusopimus.