Tapahtumahallinnan ohje

<- Ohjeet seuralle

Viimeksi päivitetty 28.9.2018

Tapahtumahallinnan ohje Rastilippu-palveluun (23.5.2018):
180522_Rastilippu_ohje_seura_tapahtumahallinta

Lisäohje, Tapahtumien lataus CSV-tiedostona:
180523_CSV-tiedosto_TapahtumienLataus

Muutama huomioitava seikka tapahtumahallintaan liittyen:

  • Toiveemme on, että seurat tekevät testitapahtumat testiymäristöön, ei osoitteeseen rastilippu.fi. Seurakäyttäjät ovat saaneet tunnukset testiympäristöön. Jos tunnukset ovat kadonneet, pyydä testiympäristön tunnukset ja ohje: irma(a)suunnistusliitto.fi.
  • Tapatumien ilmoittautuminen aukeaa 2 viikkoa ennen tapahtumasarjan ensimmäistä tapahtumaa. (Poikkeus: Jos tapahtumia luonnissa käytettävän csv-tiedoston ensimmäinen päivämäärä on menneisyydessä, aukeaa ilmoittautuminen heti.)
  • Kun tapahtumaan on tullut ilmoittautumisia, menee kaikista tapahtumaan tehdyistä muutoksista sähköpostiviesti ilmoittautuneille. Vältä siis turhia tapahtuman tietojen muokkauksia enää siinä vaiheessa.
  • Tapahtumasarjaan voi lisätä tapahtumia niin siihen asti, kun tapahtumasarjan viimeinen tapahtuma on vielä tulevaisuudessa, eli huomenna. Päättyneisiin tapahtumasarjoihin ei voi enää lisätä tapahtumia.
  • Rastilippuun viedyt tapahtumat näkyvät myös Suomisportissa, seurakäyttäjän Tapahtumat-näkymässä. Älä kuitenkaan tee mitään muokkauksia Suomisportin tapahtumahallinnassa, koska ne tiedot eivät siirry Rastilippu-palveluun.

Yllä olevassa tapahtumahallinnan ohjeessa on kuvattu Rastilipun toiminnot. Sovita seuran käytänteet Rastilipun toimintoihin sopiviksi. Lue myös Rastilipun ominaisuudet.

Tapahtumahallinnan ohjeen sisällysluettelo:
1. Seurakäyttäjän oikeuksien pyytäminen
2. Luo tapahtumasarja, nimeä tapahtumasarja
3. Tuo csv-tiedosto
4. Muokkaa tapahtumia, vinkkejä tapahtumien muokkaamiseen
5. Tapahtumasarjan määrittelyt
6. Tapahtumasarjan mainokset
7. Linkit tapahtumasarjan lisätietoihin
8. Tapahtuman tietojen muokkaaminen
9. Sijainnin ja opastuspisteiden määrittely
10. Muokkaa tapahtumakertaa
11. Linkki seuran tapahtumasarjaan
12. Ilmoittautuneet
13. Tulospalvelun käyttöönotto

Pyydä seurakäyttäjän oikeuksia Rastilippu-palveluun.

Tapahtumahallinta, kun useampia seura järjestää samaa tapahtumasarjaa

(Huomaa, että tämän osion ohje päivittyy syksyllä 2018, kun Rastilipun ominaisuudet kehittyvät ja tulee käyttöön toiminto, jolla eri seurojen tapathumat voidaan kytkeä saman tapahtumasarjan otsikon alle.)

Usein kuntorastitapahtumien sarjaa järjestää useampi seura yhdessä. Seurat voivat valita kahdesta eri toteutustavasta:

A) Jokainen seura vie Rastilippu-palveluun ne tapahtumat, jotka seura järjestää. Kaikkien seurojen tapahtumat kannattaa nimetä samalla sarjan nimellä. Samannimiset sarjat eivät kuitenkaan yhdisty palvelussa. Kunkin seuran tapahtumat näkyvät sarjana seuran omien tapahtumien yhteydessä. Tapahtumasarjan ”Lisätietojen linkit” -kohtaan on suositeltavaa laittaa linkki esim. kyseisen kuntorastisarjan kalenteriin.

B) Koko tapahtumasarja viedään Rastilippu-palveluun yhden seuran nimissä. Tapahtuman tietoihin voi lisätä järjestävän seuran nimen. ”Lisätietojen linkit” – kohtaan voi lisätä seurojen linkit. Esimerkki: Porvoon seudun kuntosuunnistus.

Huomaa eri vaihtoehtojen vaikutus maksuliikenteeseen. Lue kohdasta Maksuturvan sopimus.

 

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail