Kilpailunjohtaja

1.Yleistä

Kilpailunjohtaja toimii suunnistuskilpailun päävastuullisena ja hän suunnittelee ja johtaa kilpailun toteuttavan organisaation. Hänellä tulee olla hyvä perehtyneisyys suunnistuskilpailujen järjestelyihin sekä henkilökohtaisina taitoina omata hyvä järjestely- ja organisointikyky. Kilpailujohtaja ei saa olla kilpailun ratamestari samaan aikaan, koska samanaikainen keskeisten tehtävien hoito vaarantaa molempien tehtävien hyvää hoitoa suuresti. Kilpailunjohtaja on vastuussa siitä että seuran (järjestäjäseurat) johto on tietoinen järjestelytilanteesta.
Lajisääntöjen mukaan kilpailujohto muodostuu minimissään kilpailunjohtajasta, ratamestarista ja tulospalvelupäälliköstä. Kilpailunjohto käsittelee ja päättää kilpailussa esiin tulleet epäselvyydet ja rikkomusilmoitukset itsenäisesti.  Jos tehty ratkaisu ei tyydytä asianomistajaa, siirretään asia riippumattoman tuomarineuvoston käsittelyyn.  Em. sääntö selkeyttää kilpailujohtajan aseman suhteessa kilpailijoihin.

2. Kilpailujohtajan tehtävät

Kilpailujohtajan tehtävät jakautuvat ajallisesti seuraavasti:
Kilpailun hakeminen ja suunnittelu, kilpailuorganisaation pystyttäminen, valmistelut ennen kilpailua, johtaminen kilpailupäivänä sekä toimenpiteet kilpailun jälkeen. Seuraavissa luvuissa kutakin asiakokonaisuutta on käsitelty tarkemmin

2.1 Kilpailun hakeminen ja suunnittelu

Kilpailujen hakeminen on esitetty yksityiskohtaisesti nettisivuilla, joilta löytyvät eritasoisten kilpailujen hakuohjeet.

2.2 Kilpailuorganisaation pystyttäminen

Suunnistuskilpailun toimiva organisaatio on kilpailujohtajakeskeinen ja hänelle on alistettu joukko  sektorivastaavia.  Usein kuitenkin kilpailuorganisaatiossa toimivat omaavat ristikkäisiä vahvuuksia ja käytännön toiminnat sekoittuvat matriisinomaisesti. Seuraavassa on esitetty organisaation toimintojen perusmalli. Kilpailuissa usein käytetty nimitys pääsihteeri vaihtelee, koska usein hän on kilpailun kilpailuteknisiä toimintoja pyörittävä henkilö ja käytännössä myös kilpailujohtajan varamies.

Kilpailuorganisaation pystytyksen jälkeen etsitään kullekin toiminnalle sektorivastaavat tai ns. päätoimihenkilöt. Tämä on kilpailujohtajan alkuvaiheen toimenpiteiden tärkein tehtävä . Päätoimihenkilöt informoidaan kilpailusta ja tehtävästä erityisesti ensimmäisessä yhteisessä tapaamisessa. Tärkeää on jo tässä vaiheessa sopia kokousrutiinit, -ajat ja paikat sekä sopia katselmuksesta aiotussa kilpailukeskuksessa. Näillä toimenpiteillä järjestely lähtee sujuvasti etenemään. Samalla sovitaan myös toimintatavoista ja vastuurajoista ja käynnistetään toimihenkilöiden rekrytointi. Kilpailujohtajan johdolla valmistetaan kokouksen jälkeen sovitussa aikataulussa kilpailun ensimmäinen talousarvio.

Kilpailujohtaja on vastuussa siitä että päätoimihenkilöt ovat jatkuvasti tietoisia yleisjärjestelyistä ja omista tehtävistään. Tärkeää on huolehtia siitä että kilpailualueen maanomistajilta on hankittu lupa (mielellään vielä kirjallisesti) maastojen käytöstä sekä myös se että metsästysoikeuden haltijat ja muut mahdolliset kilpailualuetta käyttävät tahot ovat tietoisia tapahtumasta. Kilpailujohtaja huolehtii kilpailukeskustoimintojen vaatimien alueiden ml. P-paikat vuokrasopimukset kirjallisina.

2.3 Muut valmistelut ennen kilpailua

Kilpailujohtaja järjestää katselmuskäynnin aiottuun kilpailukeskukseen. Tällöin on tärkeää selvittää kilpailun lähtö- ja maalipaikkojen sijoittelu, paikoitus, muut liikennejärjestelyt, pesu, WC, maanomistajien asettamat ehdot järjestelyille, ravintola, puhtaan veden saanti, sähkön saanti. Katselmuksen jälkeen yksityiskohtainen toimintojen suunnittelu jää sektorivastaavien päälliköille.

Kilpailujohtaja organisoi myös kilpailuissa jaettavien palkintojen hankinnan yleensä yhdessä markkinoinnista vastaavan sektorivastaavan kanssa.

Kilpailujohtaja johtaa kilpailun mainoshankintaa ja myyntipaikkojen vuokraamista sovitusti yhdessä markkinointisektorivastaavan kanssa.

Kilpailujohtaja hoitaa yhteydenpidon kilpailun valvojiin.  Jos kilpailulla on yksi valvoja, joka täten toimii myös ratavalvojana, niin hänen informoimisestaan eri asioitten suhteen on sovittava ratamestarin kanssa.

Kilpailukutsu julkaistaan ajankohdasta ja Suunnistaja- lehden ilmestymisestä riippuen noin 2-3 kk ennen kilpailutapahtumaa. Kun tähän lisätään vielä lehden oma aineistoaikataulu, pitää kilpailukutsu normaalissa tilanteessa pystyä laatimaan viimeistään noin 3-5 kk ennen tapahtumaa. Kilpailuun liittyvien järjestelyjen pitää olla jo tässä vaiheessa niin pitkälle vietyjä (paikoitukset, liikennetiedot) että sääntöjen mukainen kutsu voidaan julkaista. Lajisäännöt määrittelevät kohdassa 10.5. kilpailukutsun sisällön.

Kilpailujohtajan vastuualueeseen kuuluu myös yhteydenotot viranomaisiin ja lupien hakeminen: Terveysviranomaiset (ravintolan omavalvontasuunnitelma), Poliisi (tapahtumailmoitus), Pelastuslaitos (pelastussuunnitelma), Ympäristöviranomaiset(pesuvesien ja WC-jätteen käsittely) sekä tilanteen mukaan tarvittavien tienkäyttölupien hankinta (ELY-keskus, tiehoitokunnat ja ko. kunnan kadunpidosta vastaava taho  kts. tarkemmin kohta ”Liikenne”). Lisätietoja kts.  suunnistustapahtumaan liittyvä lainsäädäntö.

Kilpailuissa laaditaan sektorivastaavien avustuksella pelastussuunnitelma johon kerätään keskeiset tiedot tapahtumasta. Se toimii myös kilpailuorganisaatiossa hyvänä asiakirjarunkona siitä miten toimitaan poikkeustilanteissa.

Kilpailujohtaja huolehtii kaikkien suunnitelmien täydentämisestä ja seurannasta, tarvittavien järjestelykokousten pitämisestä, kilpailukeskusalueen suunnittelusta sekä valvoo myös materiaalihankintaa
Tärkeä tehtävä on huolehtia kilpailun tiedotuksen ja markkinoinnin suunnittelusta ja toteuttamisesta yhdessä tiedotusvastaavan kanssa.

Ilmoittautumisajan päätyttyä seuraa lähtökaavion, -arvonnan valmistelu ja valvonta yhdessä valvojan ja ratamestarin kanssa. Tämä on tärkeä vaihe kilpailun onnistumisen kannalta koska tässä vaiheessa luodaan kilpailutapahtuman ajallinen aikataulu, josta muodostuu sitten aikanaan eri toimipisteiden kuten lähtö ja maali kuormitus.

Samanaikaisesti kilpailun lähtöluettelon valmistumisen aikana viimeistellään kilpailussa käytettävät kilpailuohjeet lajisääntöjen 10.9. ohjeiden mukaisesti.

Kilpailujohtaja valvoo ja ohjaa kilpailukeskuksen rakentumista sovitusti yhdessä kenttätoimintojen päällikön kanssa.

2.4 Johtaminen kilpailupäivänä

Johtaminen kilpailupäivänä on huolehtia sektoreiden valmiustarkistukset, muu toiminnan johtaminen ja valvonta sekä toiminta kilpailujohdossa (rikkomusilmoitusten käsittely). Riippuen miten yksityiskohtainen toiminta on organisoitu, kilpailujohtaja yleensä huolehtii kutsuvieraille kilpailun esittelyn sekä vastaa kilpailun palkintojenjaon ja muun palkitsemisen läpiviemisestä.

Toimenpiteet kilpailun jälkeen

  • tulosluetteloiden laatimisen varmistaminen
  • kilpailualueen tarkastaminen ja siistiminen
  • raportointi kilpailusta
  • kilpailun kritiikin käsittely, loppuyhteenveto
Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail