Ohjeet seuralle

Pikalinkit sivun osioihin
Kirjautuminen :: Pääkäyttäjän oikeudet :: Toimihenkilötiedot :: Rekisteröinti :: Salasana :: Lisenssin lunastaminen :: Poistaminen seurasta :: Kuolleet :: Ilmoittautumisoikeuksien käsittely :: Ilmoittautumisraportit :: Viestihalukkuus :: Ilmoittautumisten maksaminen :: Kilpailuhakemus :: Kilpailutietojen muuttaminen :: Ilmoittautumisen avaaminen :: Kilpailukutsu :: Tulokset :: Seurakilpailu :: Seuran jäsenmaksu SSL:lle :: Ratamestaripätevyyshakemus

Kirjautuminen
  • Yleiset ohjeet kirjautumiseen
  • Sisäänkirjautuessaan seuran pääkäyttäjä voi valita käyttäjäroolikseen Suunnistaja tai Seura. Seuran pääkäyttäjänä valitaan Seura.
  • Seuran pääkäyttäjiksi on oletuksena IRMAn käyttöönottovaiheessa tallennettu puheenjohtaja, sihteeri ja yhteyshenkilö. Kaikilla pääkäyttäjillä on samat oikeudet. Seuran pääkäyttäjiä voi lisätä vasemman valikon kohdasta ”Muokkaa seuraa” ja edelleen ”Lisää käyttäjä”.
  • Korjatkaa seuran tiedot oikeiksi (”Muokkaa seuraa” ja sieltä myös ”Muokkaa toimihenkilöitä”).
  • Vaikka henkilö olisi valittu seuran toimihenkilöksi ”Muokkaa toimihenkilöitä”-kohdassa, eivät hänen osoite-, sähköposti- eikä puhelintietonsa näy seuran tietosivulla, ellei hän ole merkinnyt kyseisiä tietoja julkisiksi omissa tiedoissaan (Käyttäjän tiedot)
Seuran pääkäyttäjän oikeudet

Seuran pääkäyttäjäoikeuden omaavat henkilöt pääsevät tekemään seuraavia asioita:

  • luomaan kilpailuhakemuksen
  • muokkaamaan hyväksytyn kilpailun tietoja, kuten toimihenkilöitä, sarja- ja osanottomaksutietoja, kilpailuun liitettäviä linkkejä
  • muokkaamaan seuran jäsenten tietoja (seuran jäsenten tietoja on syytä muokata vain, jos on saanut luvan kyseiseltä henkilöltä muutosten tekemiseen). Seuran jäsenen yhteystietojen (osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite) julkisuusasetusta ja henkilön markkinointikieltoasetuksia ei saa muuttaa, jos ei ole saanut lupaa tietojen muuttamiseen ko. henkilöltä.
  • määrittämään seuran osanottomaksukäytäntöjä (ilmoittautumisryhmät, osanottomaksusäännöt ja seurakalenteri)
  • muokkaamaan seuran tietoja ja seuran toimihenkilölistaa
  • luomaan ratamestaripätevyyshakemuksia
  • luomaan ansiomerkkihakemuksia

Seuran pääkäyttäjä voi muokata vain sellaisen henkilön tietoja, jonka jonkin lajin seurana on kyseinen seura. Tilanteessa, jossa henkilöllä ei ole kyseistä seuraa valittuna minkään lajin edustusseuraksi, vaikka tulisi olla, henkilön tulee itse käydä vaihtamassa edustusseuraksi haluamansa seura tai pyytää jonkin valitun seuran pääkäyttäjää tai liiton pääylläpitäjää tekemään tuo muutos.

Seuran pääkäyttäjät ja seuran toimihenkilöt voivat olla eri henkilöitä. Näitä kahta asiaa ei ole suoraan yhdistetty toisiinsa. Seuran pääkäyttäjät ja toimihenkilöt siis määritetään erikseen omissa kohdissaan seuran ylläpitosivulla. Seuran pääkäyttäjäksi voidaan tarvittaessa valita myös jonkin toisen seuran henkilö. Seuran pääkäyttäjäoikeuksia ei tule antaa turhaan henkilöille, joiden ei tarvitse tehdä alussa mainittuja toimenpiteitä.

Seuran toimihenkilötiedot

Seuran pääkäyttäjät voivat hallinnoida seuransa toimihenkilöitä seuraavasti:

  1. Kirjaudutaan IRMA:an
  2. Valitaan käyttäjärooliksi Seura
  3. Valitaan vasemmasta palkista Muokkaa seuraa
  4. Valitaan sivun alaosasta Muokkaa toimihenkilöitä
  5. Sivulla hallinnoidaan seuran toimihenkilöitä. Henkilöitä voi lisätä ja poistaa alaosan nappien avulla, henkilöille valitaan nimike alasvetovalikosta. Sama henkilö voi olla useamman kerran listalla eri nimikkeellä.
  6. Laittamalla toimihenkilön kohdalle ruksin kohtaan Julkinen, vähintään henkilön nimi ja nimike tulevat näkyviin seuran toimihenkilölistaukseen IRMA:n julkisellekin puolelle.
  7. Muutokset tallennetaan painamalla Tallenna
  8. On muistettava, että henkilön yhteystiedot (osoite, puhelinnumero tai sähköposti) eivät näy seuran toimihenkilölistauksessa (tai kilpailujen toimihenkilölistauksessa), ellei henkilö ole omien tietojensa sivulla merkinnyt näitä tietoja julkisiksi.
Uuden henkilön rekisteröinti

Seuran pääkäyttäjä voi tallentaa uusia käyttäjiä IRMAan kirjauduttuaan sisään seuran pääkäyttäjänä. Uuden käyttäjän luominen tapahtuu painamalla vasemmalla olevaa kohtaa ”Käyttäjät” ja painamalla seuraavalla sivulla ”Luo käyttäjä”.

Seuran henkilön salasanan muuttaminen
  • Seuran pääkäyttäjä kirjautuu sisään Seura roolissa ja valitsee vasemman valikon kohdan ”Käyttäjät” kautta oikean seuransa henkilön. Seuraavaksi valitaan ”Muokkaa käyttäjää” ja ”Vaihda salasana”. Tässä kohdassa henkilölle voi antaa uuden salasanan.
  • Tarvittaessa voi kääntyä myös liiton toimiston puoleen, mutta ensisijaisesti salasanan antaminen tulisi tehdä seuratasolla.
Lisenssin lunastaminen

Kansallisen kilpailun kilpailusarjoissa, SM-kilpailuissa ja arvokkaammissa kilpailuissa osanottajalla tulee olla maksettuna kyseisen kilpailukauden lisenssi. Myös muissa kilpailuissa voidaan vaatia lisenssi lunastetuksi.

Lisenssi on voimassa kalenterivuosittain. Kussakin kilpailussa tulee olla lunastettuna kilpailupäivän mukaisen vuoden lisenssi. Jos lisenssiä ei ole lunastettu ja kilpailussa on lisenssipakko, ilmoittauduttaessa lisenssipakolliset sarjat eivät ole valittavissa.
Koska kyseisen vuoden lisenssi voi lunastaa vasta kyseisenä vuonna eli tammikuun 1. päivästä alkaen, hallinnoidaan tammikuun alun hiihtosuunnistuskilpailujen lisenssipakko asia toisin, mikäli kyseisten kilpailujen ilmoittautuminen aukeaa jo edellisen vuoden puolella. Osanottajien ei tarvitse kantaa tästä huolta.

Lisenssi voidaan lunastaa vain henkilölle, joka on IRMAssa. Uusi henkilö on siis ensin rekisteröitävä IRMAan, vasta sen jälkeen hänelle voidaan lunastaa lisenssi.

  1. Kirjaudu IRMAan seuran seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Lunasta lisenssejä” –kohta vasemmalta.
  3. Listalle tulevat automaattisesti näkyviin omat tietosi sekä sinun suunnistuskaverisi, joilla ei ole vielä lunastettua lisenssiä.
  4. Listaan voit lisätä niitä henkilöitä, joille haluat lunastaa lisenssejä painamalla Lisää.
    Useita henkilöitä pääsee valitsemaan hakutulosikkunasta näppäin komennoilla shift+hiirellä valinta tai ctrl+hiirellä valinta.
  5. Listalta voi poistaa henkilön valitsemalla poistettavan henkilön aktiiviseksi listassa ja painamalla Poista.
  6. Kullekin henkilölle on valittavissa Kauden lisenssi –sarakkeen alasvetovalikosta ikään sopiva lisenssi.
    Jos henkilölle ei ole tallennettu hänen tietoihinsa syntymäaikaa, ei voi lunastaa mitään lisenssiä (syntymäaika on oltava lisenssiä lunastettaessa). Vakuutuksellisen lisenssin lunastamisen edellytyksenä on, että henkilön tiedoissa on ilmoitettu myös henkilötunnuksen loppuosa (vakuutusyhtiön vaatimus).
  7. Valitut lisenssit siirrytään maksamaan painamalla Lunasta lisenssi.
  8. Painamalla seuraavassa näytössä Siirry verkkomaksamiseen siirryt Suomen Verkkomaksut Oy:n sivulle, jossa voit maksaa lisenssin tai lisenssit käyttämällä verkkopankkitunnuksia tai luottokortilla.
    Painamalla Peruuta maksaminen peruutat maksamisen ja samalla kaikki tekemäsi henkilö- ja lisenssivalinnat tyhjenevät eli tilanne nollautuu.
  9. Suomen Verkkomaksut Oy:n puolella sinua opastetaan maksamisessa eteenpäin valitsemasi maksutavan ja pankin mukaisesti. Maksamiskulu peritään maksajalta eli lisätään maksettavaan summaan. Maksamiskulut ovat seuraavat:
  • maksaminen Nordean pankkitunnuksilla 0,69 €/maksutapahtuma kokonaisuudessaan
  • maksaminen muiden pankkien pankkitunnuksilla 0,54 €/maksutapahtuma
    kokonaisuudessaan
  • maksaminen luottokortilla (Luottokunnan myöntämät kortit Visa, American Express ja
    Mastercard)  5,00 € / maksutapahtuma kokonaisuudessaan
Henkilön poistaminen seurasta

Kuvallinen ohje (pdf).

Tällä toimenpiteellä voidaan poistaa sellaisilta henkilöiltä, jotka eivät enää toimi seurassa, tieto heidän edustusseurastaan. Tällöin henkilöt eivät näy enää kyseisen seuran listoilla, vaan ovat ns. seurattomia. Kyseisten henkilöiden tiedot jäävät kuitenkin IRMAan talteen.

Tämä toimenpide ei ole tarkoitettu kuolleiden henkilöiden merkitsemiseen. Kuolleiden henkilöiden merkitsemisestä / ilmoittamisesta on oma erillinen ohje.

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Käyttäjät” vasemmasta palkista.
  3. Etsi hakutoiminnolla henkilö, jolta haluat poistaa oman seurasi jonkin lajin tai kaikkien lajien edustusseurakentästä.
  4. Valitse Muokkaa käyttäjää
  5. Paina sen lajin seuran kohdalla Hae, jonka seuratiedon haluat poistaa.
  6. Paina seuran hakunäytössä suoraan Valitse laittamatta hakukenttiin mitään tietoja.
  7. Nyt kyseisen lajin seuratieto on poistettu henkilöltä.
  8. Jos haluat poistaa muunkin lajin seuran henkilöltä, toista kohdat 5-7 lajin kohdalla.
  9. Paina lopuksi Tallenna
  10. Tarkista, ettei tallenna-napin yläpuolelle ilmesty ilmoitusta siitä, että jostakin pakollisesta kentästä puuttuisi tieto (esimerkiksi Puhelinnumero!). Jos jostakin pakollisesta kentästä puuttuu tieto, etkä tiedä sitä, niin täytä 0 (nolla) kyseiseen kenttään ja paina uudelleen Tallenna. Kaikki muutokset tallentuvat vasta, kun kaikki pakolliset kentät on täytetty eikä Tallenna-napin yläpuolella ole enää ilmoitusta puuttuvasta tiedosta.
  11. Henkilön lajin seura on nyt poistettu eikä hän ainakaan kyseisen lajin kohdalla näy enää seuran listoilla.
Kuolleiden poistaminen

Vanhassa ennen IRMAa käytössä olleessa järjestelmässä ei ollut hyvää tapaa merkitä henkilöitä kuolleiksi ja siitä syystä IRMAan siirtyi varmasti paljon henkilöitä, jotka on joskus jo ilmoitettu kuolleiksi.

IRMAssa pääkäyttäjällä on nyt järkevä tapa merkitä henkilöt kuolleiksi niin, etteivät he näy enää IRMAssa.

Pyydämme teitä lähettämään tiedon IRMAssa olevista kuolleista henkilöistä (nimi ja lisenssinumero) sähköpostilla osoitteeseen irma (at) suunnistusliitto.fi.  Poistamme ilmoitetut kuolleet henkilöt näkyvistä IRMAsta pikimmiten tiedon saatuamme.

Seuran toimet jäsenten ilmoittautumisoikeuksien käsittelyssä
Ilmoittautumisryhmän ”Kaikki” aktivointi

Seuralle on luotu valmiiksi ilmoittautumisryhmä ”Kaikki”. Kyseinen ryhmä on valittu kaikille seuran henkilöille IRMAssa ja kyseiseen ilmoittautumisryhmään on valittu kaikki vuoden 2012 kilpailut sekä joulukuun 2011 kilpailut

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse Ilmoittautumisryhmät
  3. Valitse ryhmä ”Kaikki” ja paina Muokkaa ilmoittautumisryhmää.
  4. Aktivoidaksesi ryhmän, laita ruksi kohtaan Aktiivinen
  5. Voit antaa ryhmälle maksukiintiön (euroa).
    Huom! maksukiintiö ei rajoita ilmoittautumisten siirtoa seuran hoidettavaksi ja maksettavaksi, vaan se on informatiivinen tieto, joka näytetään myös suunnistajalle.
  6. Paina Tallenna
Ilmoittautumisryhmän luonti
  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse Ilmoittautumisryhmät
  3. Valitse Luo ilmoittautumisryhmä
  4. Anna ilmoittautumisryhmälle nimi (esimerkiksi aikuiset, nuoret, veteraanit, valmennusryhmäläiset jne.)  ja maksukiintiö (euroa).
    Huom! maksukiintiö ei rajoita ilmoittautumisten siirtoa seuran hoidettavaksi ja maksettavaksi, vaan se on informatiivinen tieto, joka näytetään myös suunnistajalle (Suunnistajalle siis kerrotaan kuinka paljon euromääräisesti seura suostuu ilmoittautumisia maksamaan. Summan ylimenevät ilmoittautumiset seura esimerkiksi laskuttaa jälkikäteen).
  5. Laita ruksi kohtaan Aktiivinen, jos ryhmä otetaan käyttöön saman tien. Ryhmä voidaan ottaa kerralla käyttöön tai poistaa käytöstä, valitsemalla onko ruksi kohdassa aktiivinen vai ei. Tämä voidaan tehdä myöhemminkin muokkaamalla ilmoittautumisryhmää.
  6. Valitse Tallenna
  7. Voit luoda lisää ryhmiä samalla tavalla.

Seuran jäsenten valitseminen ilmoittautumisryhmään

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse Osanottomaksusäännöt
  3. Näyttöön avautuu ikkuna, jossa ovat kaikki ne henkilöt, joiden edustusseura on kyseinen seura.
  4. Valitse henkilölle Ryhmä-sarakkeen alasvetovalikosta se ilmoittautumisryhmä, johon haluat hänet liittää.
  5. Kun olet liittänyt henkilön ryhmään, hän voi siirtää omia ilmoittautumisiaan seuran hoidettavaksi ja maksettaviksi sen mukaan mitkä kisat on liitetty kyseiseen ilmoittautumisryhmään.
  6. Jos haluat antaa henkilölle oikeuden siirtää myös muiden seuran jäsenten, jotka on liitetty johonkin ryhmään, ilmoittautumisia seuran hoidettavaksi ja maksettavaksi, laita ruksi kohtaan ”Ilmoittamisoikeus”.
  7. Voit vaihtaa henkilön ilmoittautumisryhmää muuttamalla alasvetovalikosta valittua ryhmää henkilön kohdalla. Voit poistaa henkilön ryhmästä valitsemalla alasvetovalikosta tyhjän rivin.
  8. Hyväksy määritykset painamalla Tallenna
Ilmoittamisoikeuden myöntäminen seuran ulkopuoliselle henkilölle

Tällä toimenpiteellä voit myöntää seuran ulkopuoliselle henkilölle oikeuden siirtää seuran jäsenten, jotka kuuluvat johonkin ilmoittautumisryhmään, ilmoittautumisia seuran hoidettavaksi ja maksettavaksi. Tällainen seuran ulkopuolinen henkilö voi olla esimerkiksi jonkin perheen isä tai äiti, joka kuuluu eri seuraan kuin lapset.

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse Osanottomaksusäännöt
  3. Valitse Seuran ulkopuolisten henkilöiden ilmoittamisoikeudet
  4. Valitse Lisää ilmoittamisoikeus
  5. Etsi haulla haluamasi henkilö, valitse henkilön nimi listausikkunassa ja paina Valitse
  6. Voit poistaa henkilöltä ilmoittamisoikeuden valitsemalla hänen nimensä listasta ja painamalla Poista ilmoittamisoikeus

Seurakalenterin muokkaus ja haluttujen kilpailujen liittäminen ilmoittautumisryhmään

Tällä toimenpiteellä voit valita minkä kilpailun ilmoittautumisen ko. ilmoittautumisryhmään liitetyt henkilöt voivat siirtää seuran hoidettavaksi ja maksettavaksi.

Samalla voit muokata seurakalenteria eli valita ne kilpailut, jotka näkyvät seurakalenterissa. Seurakalenteri on oletuskalenterinäkymä, joka näytetään seuran jäsenelle, kun hän kirjautuu sisään IRMAan.

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse Seurakalenterin muokkaus
  3. Laittamalla halutun kilpailun kohdalle ruksin ”Seurakalenteri” ruutuun, valitset ko. kilpailu näkymään seurakalenterissa. Seurakalenteri on oletuskalenterinäkymä, joka näytetään seuran jäsenelle, kun hän kirjautuu sisään IRMAan.
  4. Anna ilmoittautumisryhmään liitetyille jäsenille oikeus siirtää tietyn kilpailun ilmoittautumisia seuran hoidettaviksi ja maksettaviksi laittamalla ruksi kyseisen kisan kohdalla halutun ilmoittautumisryhmän kohdalle.
  5. Tallenna tehdyt valinnat painamalla Tallenna
Käytännön esimerkki 1:

Seura maksaa vain viestit sekä SM- ja AM-kilpailut aikuisille, muuten kaikki aikuiset maksavat osallistumismaksunsa itse.

Toimintatapa IRMAssa: Tee ilmoittautumisryhmä Aikuiset,. Valitse kaikille aikuisille  ryhmäksi Aikuiset. Merkitse seurakalenterin hallinnoinnin kautta ryhmän Aikuiset kohdalle ruksi viesteihin, AM- ja SM-kilpailuihin, muttei muihin. Ko. kilpailut voidaan toki valita vielä mukaan seurakalenteriinkin, mutta se ei ole välttämättömyys.

Käytännön esimerkki 2:

Seura maksaa kaikkien henkilökohtaisten kilpailujen osanottomaksut lukuun ottamatta rastiviikkoja. Edellytyksenä on kuitenkin se, että ns. kausimaksu on maksettu seuralle. Seura maksaa viestit kaikkien osalta.

Toimintatapa IRMAssa: Käytä hyväksi valmista ilmoittautumisryhmää Kaikki. Muuta seurakalenterin muokkauksen kautta Kaikki-ryhmään kuuluvien kilpailujen tilannetta poistamalla rastiviikkojen kohdalta ruksi Kaikki-ryhmässä. Tarkista vielä, että kaikille henkilöille on valittu ilmoittautumisryhmäksi Kaikki. Muuta ilmoittautumisryhmän Kaikki tila aktiiviseksi.

Tehtyjen ilmoittautumisten muokkaus

Kuvallinen ohje (pdf).

Yksityishenkilönä tehtyä ilmoittautumista pääsee muokkaamaan ilmoitettu henkilö itse ja ilmoittautumisen tehnyt henkilö.

Seuran kautta hoidettua ilmoittautumista pääsee muokkaamaan seuran pääkäyttäjä, ilmoitettu henkilö itse ja ilmoittautumisen tehnyt henkilö.

Muokkaus seuran pääkäyttäjänä

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Paina kilpailukalenterissa sen kilpailun nimeä, johon tekemiäsi ilmoittautumisia haluat muokata.
  3. Paina Seuran ilmoittautumisten hallinta
  4. Seuraavan näytön listassa ovat näkyvissä ne henkilöt, joiden ilmoittautumista sinulla on mahdollisuus muokata. Siirry muokkaamaan haluamaasi ilmoittautumista painamalla Muokkaa kyseisen ilmoittautumisen kohdalla.
  5. Jos ilmoittautuminen on siirretty seuralle ja kyseinen ilmoittautumisporras ei ole vielä päättynyt, voit tehdä sarjavaihdoksen tai perua osanoton. Monipäiväisen kilpailun kohdalla kukin päivä on peruttava erikseen. Tehdyt muutokset tulevat voimaan heti. Tällaisia ilmoittautumisia ovat sellaiset, joilla edellisessä listauksessa oli ainakin jokin summa sarakkeessa ”Maksettava euroa”.
    Jos kyseinen ilmoittautumisporras on päättynyt tai ilmoittautuminen on jo  itse maksettu, voit tehdä sarjavaihdoksen tai perua osanoton, mutta silloin saat ilmoituksen, jossa annetaan ohjeet siitä mitä sinun pitää kertoa sähköpostissa järjestäjälle.
    Huom! Lue annettu ohje huolella ennen kuin painat Kyllä, jotta osaat kertoa järjestäjälle tarvittavat tiedot sähköpostissa.
    Painettuasi Kyllä, avautuu sähköpostin lähetysikkuna, johon tulee kertoa mainitut tiedot. Sähköposti lähetetään järjestäjälle painamalla Lähetä sähköposti. Järjestäjä tekee haluamasi muutokset ja sen jälkeen ne näkyvät myös ko. kilpailun ilmoittautumisraporteissa.
  6. Voit myös vaihtaa tähän kyseiseen kilpailuun Emit-numeroa henkilön kohdalla, jonka ilmoittautumista muokkaat. Muutettu Emit-numero on voimassa siis vain kyseisessä kilpailussa. Pysyvä Emit-numeron muutos on tehtävä henkilön perustietoihin.
  7. Tallenna tekemäsi muutokset painamalla Tallenna
  8. Voit myös lisätä seuran kautta hoidettavia ilmoittautumisia painamalla Lisää ilmoittautumisia. Tämän jälkeen sinun tulee valita haluamasi henkilöt ilmoitettaviksi ja tehdä heille tarvittavat sarja- ja kilpailupäivävalinnat samoin kuin muutenkin ilmoittautumisen yhteydessä.
    Huom! Seuran maksettaviksi voi lisätä vain sellaisia henkilöitä, jotka kuuluvat ilmoittautumisryhmään, jolla on oikeus ilmoittautua seuran kautta ko. kilpailuun. Jos yrität ilmoittaa ei-ilmoittautumisryhmään kuuluvaa henkilöä, joudut myös maksamaan hänen osanottomaksunsa heti, jotta ilmoittautuminen tulisi voimaan.
  9. Voit myös lisätä seuran kautta hoidettavia ilmoittautumisia tiedostosta painamalla Lisää ilmoittautumisia tiedostosta.
    Huom! Seuran maksettaviksi voi lisätä vain sellaisia henkilöitä, jotka kuuluvat ilmoittautumisryhmään, jolla on oikeus ilmoittautua seuran kautta ko. kilpailuun. Jos yrität ilmoittaa ei-ilmoittautumisryhmään kuuluvaa tai kuuluvia henkilöitä, joudut myös maksamaan heidän osanottomaksunsa heti, jotta ilmoittautuminen tulisi voimaan.
  10. Maksa ilmoittautumiset nappia painamalla siirryt maksamaan seuralle ilmoittautumisportaan päättyessä erääntyneitä osanottomaksuja samoin kuin, jos painaisit vasemmassa laidassa maksa seuran ilmoittautumisia. Tällä napilla ei siis siirrytä maksamaan listassa olevia ilmoittautumisia.
Ilmoittautumisraportit

Huom! Seuran kautta tehdyt ilmoittautumiset siirtyvät ilmoittavan seuran käsittelystä virallisiksi ilmoittautumisiksi järjestäjälle aina kunkin ilmoittautumisportaan päättyessä.

Ilmoittavan seuran pääkäyttäjälle näkyvät raportit ilmoittautuneista

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Paina kilpailukalenterissa haluamasi kilpailun kohdalla kilpailun nimeä.
  3. Seuraavasta näytöstä voit valita Ilmoittautumisraportit, jolloin näytetään kaikki ilmoittautumiset (myös kohdassa 4 mainitut vielä seuran käsittelyssä olevat ilmoittautumiset).
  4. Voit valita myös Seuran ilmoittautumisten hallinta, jolloin näytetään ne seuran käsittelyssä olevat ilmoittautumiset, jotka on ilmoitettu seuran kautta kyseisenä ilmoittautumisportaana. Nämä eivät ole vielä siirtyneet järjestäjälle virallisiksi ilmoittautumisiksi, koska ilmoittautumisporras ei ole vielä sulkeutunut. Saman valinnan kautta pääset myös muokkaamaan vielä seuran käsittelyssä olevia ilmoittautumisia tarvittaessa.

Järjestävän seuran pääkäyttäjälle näkyvät raportit ilmoittautuneista

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Paina Kilpailunhallinnassa haluamasi kilpailun kohdalla kilpailun nimeä.
  3. Seuraavasta näytöstä voit valita Ilmoittautuneet Pirilä-formaatissa, jolloin luodaan tiedosto Pirilä-formaatissa siirrettäväksi tulospalveluohjelmaan. Tämä tiedosto sisältää varsinaisten ilmoittautumisportaiden aikana ilmoittautuneet (ei jälki-ilmoittautuneita). Tiedosto kannattaa tehdä vasta viimeisen varsinaisen ilmoittautumisportaan sulkeutumisen tai Emit-muutosten jättöajan päätyttyä (kumpi näistä kahdesta on myöhäisempi ajankohta) jälkeen siirrettäväksi tulospalveluun. Tiedoston voi luoda aiemminkin vaikka kokeeksi ja tiedoston voi luoda useita kertoja.
  4. Voit valita myös Jälki-ilmoittautuneet Pirilä-formaatissa, jolloin luodaan tiedosto Pirilä-formaatissa siirrettäväksi tulospalveluohjelmaan. Tämä tiedosto sisältää vain jälki-ilmoittautuneet. Tiedosto kannattaa tehdä vasta jälki- ilmoittautumisportaan sulkeutumisen jälkeen tai Emit-muutosten jättöajan päätyttyä (kumpi näistä kahdesta on myöhäisempi ajankohta) siirrettäväksi tulospalveluun. Tiedoston voi luoda aiemminkin vaikka kokeeksi ja tiedoston voi luoda useita kertoja.
  5. Voit valita myös Ilmoittautumisraportit, jolloin näytetään valintasi mukaan erilaisia ilmoittautumisraportteja. Raportit sisältävät virallisten ilmoittautumisten lisäksi myös ne ilmoittautumiset, jotka ovat vielä ilmoittavissa seuroissa käsittelyssä, koska ilmoittautumisporras ei ole sulkeutunut.
  6. Kohdassa ”Yksityiskohtainen ilmoittautumisraportti” näytetään laaja raportti ilmoittautumisista sisältäen muun muassa tiedon ilmoittajasta, viimeisestä muokkaajasta ja maksutilasta. Tmä on hyvä raportti muun muassa selvitettäessä epäselvyyksiä.
  7. Voit valita myös Seuran ilmoittautumisten hallinta, jolloin näytetään oman seuran jäsenten ilmoittautumiset kilpailuun. Saman valinnan kautta pääset myös muokkaamaan oman seuran ilmoittautumisia tarvittaessa sekä lisäämään niitä. Oman seuran jäsenten osanottomaksu oman seuran kilpailuun on nolla euroa.
Viestihalukkuuden ilmoittaminen ja katsominen

Kuvallinen ohje (pdf).

Tällä toiminnolla henkilö voi ilmoittaa omalle seuralleen halukkuudesta osallistua tiettyyn viestiin. Samalla toiminnolla pääsee katsomaan muiden saman seuran jäsenten ilmoituksia niin suunnistajana kuin seuran pääkäyttäjänäkin mm. kun ilmoitetaan joukkueita ja lopulta juoksujärjestyksiä.

Viestihalukkuuden ilmoittaminen

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Ilmoita viestihalukkuus”  halutun viestin kohdalla kilpailukalenterissa.
  3. Seuraavassa listassa näet mahdolliset jo tehdyt ilmoitukset. Jos sarakkeessa Muokattavissa on + , pääset muokkaamaan kyseistä ilmoitusta painamalla Muokkaa viestihalukkuutta.
    Sarakkeita voi leventää tarttumalla sarakkeen reunaan otsikkorivillä ja vetämällä saraketta leveämmäksi, näin pitkien tekstien lukeminen helpottuu.
  4. Viestihalukkuusilmoituksen lisäät painamalla Ilmoita viestihalukkuus
  5. Valitse henkilö, jota ilmoitus koskee painamalla Hae käyttäjä. Tämä tulee tehdä myös, kun jätät omaa ilmoitustasi.
  6. Valitse halutessasi sarja kohdan Kilpailusarja alasvetovalikosta. Kilpailun sarjat ilmestyvät alasvetovalikkoon, kun kilpailun ilmoittautuminen aukeaa.
  7. Kirjoita viestihalukkuudesta haluamasi teksti ikkunaan ”Vapaamuotoinen viesti”
  8. Tallenna viestihalukkuus painamalla Tallenna

Viestihalukkuuksien katsominen

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Ilmoita viestihalukkuus”  halutun viestin kohdalla kilpailukalenterissa.
  3. Seuraavassa listassa näet mahdolliset jo tehdyt ilmoitukset.
    Sarakkeita voi leventää tarttumalla sarakkeen reunaan otsikkorivillä ja vetämällä saraketta leveämmäksi, näin pitkien tekstien lukeminen helpottuu.
Seuran ilmoittautumisten maksaminen

Kuvallinen ohje (pdf).

Seuran kautta maksettavat ilmoittautumiset erääntyvät ilmoittavalle seuralle maksettaviksi aina kilpailun kunkin ilmoittautumisportaan päättyessä. Jokaisen kilpailun jokaisen ilmoittautumisportaan maksut maksetaan erikseen. Esimerkiksi, jos kilpailussa on kaksi varsinaista ilmoittautumisporrasta ja jälki-ilmoittautumisporras, niin ilmoittava seura maksaa osanottomaksuja yhteensä kolme eri kertaa.

Ilmoittavan seuran tulee maksaa osanottomaksut kolmen päivän kuluessa ilmoittautumisportaan päättymisestä IRMAn kautta käyttämällä verkkopankkitunnuksia tai luottokortilla.

Mikäli ilmoittava seura ei hoida maksujaan asiallisesti kuntoon, on IRMAn pääkäyttäjällä oikeus asettaa kyseinen seura ilmoittautumiskieltoon. Tällöin seuran jäsenet eivät voi enää siirtää uusia ilmoittautumisia seuran kautta hoidettaviksi. Kukin seuran henkilö voi ilmoittautua itse kiellon ollessa voimassa. Kun seura on hoitanut maksunsa kuntoon, ilmoittautumiskielto poistetaan.

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Seuran ilmoittautumisten maksaminen” –kohdan kautta se erääntynyt osanottomaksukertymä, jonka haluat maksaa painamalla ko. maksun kohdalla Maksa.
  3. Kunkin erääntyneen maksun kohdalla näkyy maksun eräpäivä. Kuvan esimerkin tapauksessa ilmoittautumisporras päättyi 26.10.2011 ja eräpäivä on siis 29.10.2011.
  4. Painamalla seuraavassa näytössä Siirry verkkomaksamiseen siirryt Suomen Verkkomaksut Oy:n sivulle, jossa voit maksaa ilmoittautumisen tai ilmoittautumiset käyttämällä verkkopankkitunnuksia tai luottokortilla.
    Painamalla Peruuta maksaminen peruutat maksamisen ja seuralla erääntyneenä oleva maksu jää edelleen odottamaan maksua.
    Painamalla Palaa maksaminen keskeytyy ja palaat edelliseen näyttöön.
  5. Suomen Verkkomaksut Oy:n puolella sinua opastetaan maksamisessa eteenpäin valitsemasi maksutavan ja pankin mukaisesti. Maksamiskulu peritään maksajalta eli lisätään maksettavaan summaan. Maksamiskulut ovat seuraavat:
  • maksaminen Nordean pankkitunnuksilla 0,69 €/maksutapahtuma kokonaisuudessaan
  • maksaminen muiden pankkien pankkitunnuksilla 0,54 €/maksutapahtuma
    kokonaisuudessaan
  • maksaminen luottokortilla (Luottokunnan myöntämät kortit Visa, American Express ja Mastercard)  5,00 € / maksutapahtuma kokonaisuudessaan
Kilpailuhakemuksen luonti

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Suunnistusliiton toimistoon, sähköposti: irma (a) suunnistusliitto.fi

Kuvallinen ohje (pdf).

Kilpailuhakemuksen luonti (video)

Sisäänkirjautuminen
  1. Mene nettisivulle https://irma.suunnistusliitto.fi
  2. Kirjaudu valitsemalla oikealta ylhäältä ”Kirjaudu IRMA:an”
  3. Kirjoita lisenssinumerosi ja salasanasi
  4. Valitse aktiivinen roolisi (suunnistaja, seura tai alue). Jos sinulla ei ole kuin suunnistaja-oikeudet tätä kohtaa ei näytetä.
  5. Jos sinulla ei ole vielä seuran pääkäyttäjän oikeuksia, pyydä seuran pääkäyttäjää lisäämään sinut seurasi pääkäyttäjäksi, katso ”Seuran pääpääkäyttäjien lisääminen”.

Seuran pääkäyttäjien lisääminen (seuran pääkäyttäjän toiminto)

  1. Kirjaudu IRMA:an kohdan ”Sisäänkirjautuminen” mukaisesti valitsemalla kohdassa 4 aktiiviseksi rooliksi seura.
  2. Paina vasemmasta palkista ”Muokkaa seuraa”
  3. Paina Pääkäyttäjät-ikkunan alta kohtaa ”Lisää käyttäjä”
  4. Etsi haluamaasi henkilöä lisenssinumerolla tai etunimellä tai sukunimellä tai seuran nimellä (ei lyhenteellä). Paina nappia ”Hae”
  5. Valitse oikean puolen listasta haluamasi henkilö painamalla hänen riviään, jolloin valitun henkilön rivi muuttuu siniseksi. Valitse kyseinen henkilö seuran pääkäyttäjäksi painamalla vasemmalla alhaalla olevaa nappia ”Valitse”
  6. Valitun henkilön tulisi nyt näkyä Pääkäyttäjät-listauksessa.
  7. Paina nappia ”Tallenna”
Kilpailuhakemuksen luominen

Huom! Eri kilpailutyyppien (henkilökohtainen, viesti, partio)  tai lajien (suunnistus, hiihtosuunnistus, pyöräsuunnistus, tarkkuussuunnistus) kilpailuista on aina luotava omat erilliset kilpailuhakemukset, vaikka ne olisivat monipäiväisen kilpailukokonaisuuden eri päivinäkin.

  1. Kirjaudu IRMA:an ja valitse aktiiviseksi rooliksi seura.
  2. Paina vasemmasta palkista kohtaa ”Luo kilpailuhakemus”
  3. Täytä Kilpailu-välilehdellä kilpailun tiedot (tähdellä * merkityt kentät ovat pakollisia täyttää). Pyri täyttämään kaikki mahdolliset kentät.
  4. Nimi-kentässä oleva kilpailun nimi ei näy kilpailukalenterissa vaan päiväkohtaisilla alalehdillä (1. päivä, 2. päivä jne.) oleva nimi näkyy kunkin kilpailupäivän nimenä kilpailukalenterissa.
  5. Järjestäviä seuroja voi olla useita.
  6. Varapäivät-kohtaan täytetyt päivät ovat sellaisia varapäiviä, joita alue tai liitto käyttävät ensisijaisina varapäivinä, mikäli kilpailukalenterin ruuhkaisuuden vuoksi joitakin kilpailija ei voida sijoittaa kilpailukalenteriin haetulla/haetuille päivämäärille. Varsinaiset haetut kilpailupäivämäärät täytetään kunkin kilpailupäivän välilehdelle. Varapäivä ei tarkoita tässä yhteydessä esim. pakkasen vuoksi siirrettävän kilpailun uutta kilpailupäivää.
  7. Kilpailun toimihenkilöiksi haetaan halutut henkilöt Hae-nappeja painamalla ja hakemalla sitä kautta oikea henkilö kuhunkin kohtaan. Mikäli haluttu henkilö ei ole vielä IRMA-järjestelmässä on hänet ensi luotava vasemman palkin kohdassa ”Käyttäjät” painamalla siellä ”Luo käyttäjä”. Ennen uuden käyttäjän luomista on syytä varmistua, että henkilöä ei siis jo löydy IRMA:sta, valitsemalla toimihenkilön vierssä ”Hae” ja hakemalla oikeaa henkilöä.
  8. Mikäli kilpailussa on vain kilpailunvalvoja eikä erikseen sekä kilpailunvalvojaa ja ratavalvojaa, valitaan oikea henkilö vain kohtaan ”Ehdotettu kilp.v.”.
  9. Ehdotetut kilpailunvalvoja ja ratavalvoja ovat ehdotuksia, jotka alue ja liitto lopullisesti vasta hyväksyvät.
  10. ”Peruutuksen email” kohdassa olevaan sähköpostisoitteeseen lähetetään IRMA:n vaiheessa 2 (marraskuusta 2011 eteenpäin) viesti henkilön peruessa ilmoittautumisensa IRMA:n kautta sen jälkeen, kun on jo ilmoittautunut ja maksanut ilmoittautumisensa.
  11. Täytä seuraavaksi välilehdelle 1.päivä vähintään pakolliset tiedot ja paina tämän jälkeen alareunassa ”Tallenna”, jolloin hakemus tallentuu (muttei vielä lähde alueelle). Voit jatkaa hakemuksen muokkaamista vielä tämän jälkeen vaikka kirjautuisit välillä uloskin IRMA:sta. Keskeneräisetkin hakemukset löytyvät vasemman reunan kohdasta ”Kilpailun hallinta”.
  12. Täytä 1. päivän osalta kaikki mahdollinen tieto, vähintään siis pakolliset tähdellä merkityt tiedot.
  13. Laita ruksi kohtaan Rankikilpailu, jos kilpailu on mielestäsi rankille tuleva kilpailu. Tämä tieto varmistetaan lopullisesti kyllä vielä liitossa.
  14. 1. päivän nimi-kenttään tuleva teksti näytetään kilpailukalenterissa ja jos kyseessä on monipäiväinen kilpailu, kullakin kilpailupäivällä voi olla erilainen nimi, esimerkiksi Kesäsprintti 1 pv, Kesäsprintti 2. pv.
Kilpailun muutokset

Kilpailujen tietoja pääsee muuttamaan sen jälkeen, kun kilpailu on hyväksytty ja näkyy kilpailukalenterissa. Muutokset sekä esitykset valvojamuutoksista voi tehdä seuran pääkäyttäjä kilpailujen kilpailuhallinnan kautta. Osan muutoksista voi tehdä vain liiton pääkäyttäjä, ole ensi sijaisesti tällöin yhteydessä liiton kilpailupäällikköön (petteri.palmi (at) suunnistusliitto.fi)

Järjestäjän toimet ilmoittautumisten avaamiseksi (kans., SM ja avoin sekä AM)

Kuvallinen ohje (pdf).

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Kilpailuhallinta” –kohdan kautta halutun kilpailun hallinta painamalla ko. kilpailun kohdalla Kilpailuhallinta.
  3. Valitse Muokkaa kilpailua.
  4. Tarkista, että Kilpailu-välilehdellä on määritetty sähköpostiosoite kohtaan Peruutus-email. Kyseiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetään viesti, mikäli ilmoittautunut henkilö peruu osanottonsa kilpailuun ennen viimeisen varsinaisen ilmoittautumisportaan umpeutumista, kun hän on jo ilmoittautunut kilpailuun ja maksanut osanottonsa.
  5. Paina  Tallenna.
  6. Paina Ilmoittautumisportaat ja sarjat.
  7. Määritä halutut ilmoittautumisportaiden sulkeutumispäivämäärät (ko. ilmoittautumisporras sulkeutuu määritetyn päivän päättyessä klo 24.00). Kaikkia ilmoittautumisportaita ei ole pakko käyttää.
  8. Määritä Emit-muutosten sulkemispäivä.
    Kilpailija voi tehdä kyseistä kilpailua koskevan Emit-numeronsa muutoksen ko. päivän päättymiseen saakka. Päivämäärän on syytä olla ennen sitä päivää, jolloin järjestäjä ottaa IRMAsta ilmoittautuneiden tiedoston ulos tuloslaskentaa varten.
    Haluttaessa voidaan painaa Sulje heti –nappia, jolloin Emit-muutosten tekeminen sulkeutuu välittömästi (tämä kannattaa tehdä vain tarvittaessa myöhemmin, kun ilmoittautuminen on avattu ja kilpailun ajankohta lähestyy).
  9. Jos kilpailu, jota määrität on viesti, määritä myös Juoksujärjestys jätettävä viimeistään –kohta. Se tarkoittaa ajankohtaa, johon mennessä viestijoukkueen juoksujärjestyksiä voi jättää ja muuttaa IRMAssa. Tähän voit määrittää myös kelloajan päivämäärän lisäksi.
    Viestin osalta voit myös määrittää tuleeko joukkueiden kilpailijoiden Emit-numerot antaa etukäteen (ruksi kohtaan Emit-numerot toimitetaan etukäteen). Jos ko. kohta jätetään tyhjäksi, Emit-numeroiden antamista ei vaadita ennen kilpailua.
  10. Määritä seuran tilinumeron tiedot Eurooppalaisessa muodossa. Kyseiselle tilille tilitetään osanottomaksut.
  11. Määritä kertoimet, joilla ensimmäisen portaan osanottomaksut kerrotaan, jotta saadaan kyseisen portaan osanottomaksut. Tätä ei ole välttämätöntä tehdä, mutta se helpottaa osanottomaksujen määritystä, jos käytetään useita portaita. Maksut voidaan kirjoittaa myös käsin kullekin ilmoittautumisportaalle. Päivitä maksua painetaan vasta, kun 1. portaan sarjat ja maksut on määritetty (kaikille päiville), katso kohta 24.
  12. Tiedot tallennetaan painamalla Tallenna.
  13. Määritä kunkin päivän sarjat ja osanottomaksut omalla välilehdellä (1. päivä, 2. päivä, jne.).
  14. Valitse perinteiset sarjat alasvetovalikosta ja tarvittava tarkenne omasta alasvetovalikostaan.
  15. Luo oma tavallisuudesta poikkeava sarja (esimerkiksi kuntosuunnistussarja) painamalla Luo oma sarja, jos haluttua sarjaa ei löydy alasvetovalikosta. Määritä avautuvassa popup-ikkunassa tarvittaessa oman sarjan sukupuolirajoite sekä ikärajoitteet.  Mikäli rajoitteita on tarve muuttaa, tulee ko. sarja poistaa ja luoda uudelleen ennen kilpailun ilmoittautumisen avaamista. Oman sarjan kohdalla sukupuolirajoitteeksi valitaan tyhjä silloin, kun sarja on mahdollinen molemmille sukupuolille.
  16. Järkevintä on määrittää ensin yksi sarja ja antaa sille 1. ilmoittautumisportaan päiväkohtainen osanottomaksu ja kokonaisosanottomaksu (jos on kyseessä moniosainen kilpailu). Yläpalkin järjestysnumerot 1., 2. ja 3. tarkoittavat ilmoittautumisportaita.
  17. Määritä lisenssipakko-sarakkeessa vaaditaanko sarjaan osallistuvalta lisenssi.
    Kansallisissa ja SM-kilpailuissa normaaleissa sarjoissa oletuksena on, että lisenssi vaaditaan. Omissa sarjoissa sekä avoimissa tapahtumissa ja AM-kilpailuissa oletuksena on, että lisenssiä ei vaadita.
  18. Hyväksytty sarake kertoo onko ko. sarja hyväksytty liitossa kansallisten, SM-kilpailujen ja avoimien kilpailujen kohdalla (liiton hyväksyntä tapahtuu vasta, kun järjestäjä on omalta osaltaan avannut ilmoittautumisen).
    AM-kilpailussa sarja ei ole luotaessa oletuksena hyväksytty. Hyväksytty-sarakkeeseen tulee laittaa ruksi ennen ilmoittautumisen avaamista, muuten sarja ei näy ilmoittauduttaessa. Hyväksytty-ruksin voi lisätä myös ilmoittautumisen avaamisen jälkeen, jos huomaan sen unohtuneen, mutta viisainta se on lisätä jo ennen ilmoittautumisen avaamista, jotta kaikki sarjat näkyvät heti ilmoittautumisen alkaessa ilmoittautuville. AM-kilpailussa sarjoja ei lähetä hyväksyttäväksi alueelle tai liittoon, vaan ne päätetään suoraan järjestävän seuran toimesta samalla, kun kilpailu avataan (alue toki määrittää muun muassa mikä on AM-kilpailun sarjajako). Tämä koskee siis AM-kilpailua.
  19. Lisää seuraava sarja painamalla Lisää. Edelliselle sarjalle määritetyt maksut kopioituvat tälle sarjalle ja niitä voi muuttaa tarvittaessa.
  20. Mikäli käytät eri ilmoittautumisportaille kerrointa suhteessa 1. portaaseen nähden (katso kohta 11), sinun ei tarvitse käsin määrittää kuin ensimmäisen portaan maksut.
  21. Jos olet määrittämässä sarjoja ja osanottomaksuja viestiin, niin määritä Viestios. –sarakkeeseen sarjan osuuksien lukumäärä.
    Viestisarjoihin liittyviä osanottorajoituksia voit hallinnoida painamalla Viestin osallistumisrajoitukset –painiketta.
    Kullekin sarjalle voidaan antaa vain jokin seuraavista rajoituksista: kilpailijakohtainen, yhteisikä, osuuskohtainen, ei rajoitusta.
    Kohta 18 pätee myös viesteissä. Viestin osallistumisrajoitukset tulee muistaa määrittää kansallisten, SM-kilpailujen ja avoimien kilpailujen kohdalla ennen kuin ilmoittautumista avataan ja sarjat siirtyvät liittoon hyväksyttäviksi.  Sen jälkeen kun sarja on hyväksytty sen osallistumisrajoituksia ei pääse muuttamaan.
    AM-viestissä Viestin osallistumisrajoitukset –nappia painamalla näkyvät vain ne sarjat, joissa Hyväksytty ruudussa ei ole ruksia. Ruksin voi poistaa määrityksen ajaksi, mutta se pitää muistaa lisätä takaisin, muuten sarjat eivät näy ilmoittauduttaessa. Tämä koskee siis AM-viestiä.
  22. Voit tallentaa sarjat ja maksut välilläkin painamalla Tallenna.
  23. Voit kopioida ensimmäisen päivän sarjat ja maksut muille päiville painamalla aina kyseisen päivän välilehdellä Kopioi sarja- ja maksumääritykset. Tämän jälkeen voit tarvittaessa lisätä tai poistaa ko. päivälle sarjoja.
  24. Tarkista, että jokaiselle sarjalle on tallennettu päiväkohtainen hinta sekä kokonaishinta (jos kyseessä on moniosainen/-päiväinen kilpailu) kaikille päiville.
  25. Kun olet määrittänyt kaikki sarjat ja osanottomaksut eri päiville, mene takaisin välilehdelle ”Ilmoittautumisportaat”.
  26. Jos määritit päivien välilehdillä vain 1. ilmoittautumisportaan maksut, voit nyt määrittää ilmoittautumisportaiden 2, 3 ja jälki-ilmoittautumisporras maksut määrittämällä kertoimen näiden ilmoittautumisportaiden kohdalle. Kerroin tarkoittaa sitä, että kyseisen ilmoittautumisportaan osanottomaksu on 1. portaan maksu kerrottuna kertoimella (esimerkki, jos kerroin on toisessa portaassa 1,2 , on toisen portaan osanottomaksu = 1,2 x 1. portaan osanottomaksu). Päivitä hinnat kertoimien mukaisiksi päivien välilehdille painamalla Päivitä hinnat.
    Kertoimet eivät tallennu muistiin, vaan jos ennen ilmoittautumisen avaamista haluat vielä muuttaa hintoja kertoimien avulla, on ne kirjoitettava uudelleen ja painettava taas Päivitä hinnat.
  27. Paina Tallenna
  28. Kohtien 1-26 toimenpiteet voidaan tehdä jo hyvissä ajoinkin ennen ilmoittautumisen varsinaista avaamista. Ilmoittautumisen lopullinen avaaminen kerrotaan kohdissa 28-.
  29. Valitse Kilpailuhallinta –kohdan kautta halutun kilpailun hallinta painamalla ko. kilpailun kohdalla Kilpailuhallinta.
  30. Valitse Vahvista valmiiksi ilmoittautumista varten.  Huom! Tee tämä vasta, kun kaikki on valmista ja haluat siirtyä avaamaan ilmoittautumista.
  31. Vastaa kysymykseen ” Kilpailun sarjatiedot lähetetään hyväksyttäviksi liittoon. Liiton hyväksymisen jälkeen ilmoittautuminen on mahdollista. Haluatko vahvistaa, että kilpailun tiedot ovat valmiit ilmoittautumisia varten ja lähettää ne liittoon hyväksyttäviksi?” Kyllä, jos kaikki on seuran puolella valmista ilmoittautumisen avaamiseksi.
  32. Sarjatiedot on nyt lähetetty liittoon hyväksyttäviksi lisenssipakko- yms. tietojen osalta. Ennen kuin Ilmoittaudu-painike ilmestyy kilpailukalenteriin ko. kilpailun kohdalle kansallisessa, SM-kilpailussa ja avoimessa tapahtumassa, tulee liiton vahvistaa sarjat, niiden lisenssivelvoitteet sekä avata lopullisesti ilmoittautuminen. Tämän jälkeen ilmoittautuminen on mahdollista kilpailijoille.

AM-kilpailussa ilmoittautuminen on mahdollista heti seuran avattua ilmoittautumisen, koska sarjoja ei hyväksytetä erikseen alueella tai liitossa (kohdan 18 viimeinen kappale).

Kilpailukutsun lisääminen

Lajisäännön mukaisesti kansallisen tai sitä arvokkaamman kilpailun kilpailukutsu on julkaistava IRMAssa viimeistään kaksi viikkoa ennen kilpailupäivää. Kilpailukutsun voi julkaista myös Suunnistaja-lehdessä.

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Kilpailuhallinta” –kohdan kautta halutun kilpailun hallinta painamalla ko. kilpailun kohdalla Kilpailuhallinta.
  3. Valitse Muokkaa kilpailua.
  4. Valitse Kilpailu-valilehdellä alareunasta kohta Liite.
  5. Jos kilpailukutsu on julkaistu esimerkiksi seuran nettisivulla ja IRMAan halutaan liittää linkkiä siihen, valitse Lisää linkki.
    Jos kilpailukutsu on liitettävä tiedosto (esimerkiksi pdf-muodossa), valitse Lisää tiedosto.
  6. Valitse seuraavassa kohdassa tyypiksi kilpailukutsu. Selvitykseksi voi kirjoittaa esimerkiksi Kilpailukutsu.
    Lisätessäsi tiedostoa, paina Selaa, etsi haluamasi tiedosto, valitse se ja paina Lataa. Paina Tallenna.
    Lisätessäsi linkkiä, lisää Polku-kohtaan kilpailukutsun sisältävän nettisivun osoite. Paina Tallenna.
  7. Paina Palaa.
  8. Paina Palaa
  9. Paina Palaa
  10. Nyt painettaessa kilpailun nimeä kilpailukalenterissa, kilpailutietojen sivulla on linkki kilpailukutsuun.
Kilpailun tulosten toimittaminen

Henkilökohtaisen kilpailun (suunnistus-, hiihtosuunnistus- ja pyöräsuunnistuskilpailut) tulostiedosto (entisenlaisessa SSL-formaatissa) tallennetaan välittömästi kilpailun jälkeen IRMA:an seuran pääkäyttäjän toimesta seuraavasti:

  1. Kirjaudutaan IRMA:an
  2. Valitaan käyttäjärooliksi Seura
  3. Valitaan vasemmasta reunasta Kilpailuhallinta ja valitaan halutun kilpailun kohdalta kalenterista Kilpailuhallinta
  4. Valitaan Lähetä tulostiedosto
  5. Valitaan Selaa ja etsitään haluttu siirrettävä tulostiedosto (SSL-formaatti), painetaan Avaa
  6. Painetaan Lataa
  7. Tulostiedosto on nyt tallennettu IRMA:an. Kilpailun tulokset tulevat näkyviin IRMA:an sen jälkeen, kun tulokset on käsitelty Suunnistusliiton toimesta.
Seurakilpailun luonti ja hallinnointi

Ohje pdf-muodossa.

Seura voi luoda omia kilpailuja ja tapahtumia IRMAan. Seuratapahtumaa voidaan käyttää myös esimerkiksi asutilausten tekemiseen, tällöin voi laittaa sarjoiksi vaikka S1, S2, S3, M1, M2, M3, L1, L2, L3 jne. koon ja tilattavan kappalemäärän mukaan. Mielikuvitusta käyttämällä seuratapahtumalla voi hoitaa monenlaisia seuran tapahtuma- ja tilausasioita.
Seuratapahtuma näkyy vain kyseisen seuran jäsenille.
Seurakilpailun luonnissa on täytettävä samat pakolliset kentät kuin kansallisen kilpailun luonnissakin, vaikkeivät ne kaikki aivan pakollisia kilpailun kannalta olisikaan, pakollisia kenttiä on kuitenkin vain muutama.
Seurakilpailussa on mahdollisuus hoitaa ilmoittautumisia, mutta maksuja ei voi hoitaa IRMAn kautta, vaan ne on seuran ohjeistettava hoitamaan muulla tavalla.

Seurakilpailun luonti ja hyväksyminen

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Paina vasemmalla Luo seurakilpailu
  3. Täytä Kilpailu-välilehdelle vähintään pakolliset kentät (tähdellä * merkityt). Nimi-kentässä oleva kilpailun nimi ei näy kilpailukalenterissa vaan päiväkohtaisilla alalehdillä (1. päivä, 2. päivä jne.) oleva nimi näkyy kunkin kilpailupäivän nimenä kilpailukalenterissa.
  4. ”Peruutus-email” kohdassa olevaan sähköpostisoitteeseen lähetetään viesti henkilön peruessa ilmoittautumisensa IRMAn kautta sen jälkeen, kun on jo ilmoittautunut ja kenties myös maksanut ilmoittautumisensa.
  5. Täytä seuraavaksi välilehdelle 1.päivä vähintään pakolliset tiedot ja paina tämän jälkeen alareunassa Tallenna, jolloin seurakilpailu tallentuu (muttei vielä tule hyväksytyksi ja näkyviin kalenteriin). Voit jatkaa hakemuksen muokkaamista vielä tämän jälkeen vaikka kirjautuisit välillä uloskin IRMAsta. Keskeneräisetkin hakemukset löytyvät vasemman reunan kohdasta ”Kilpailun hallinta”.
  6. 1. päivän nimi-kenttään tuleva teksti näytetään kilpailukalenterissa ja jos kyseessä on monipäiväinen kilpailu, kullakin kilpailupäivällä voi olla erilainen nimi.
  7. Kun seurakilpailu on kerran tallennettu, voi Kilpailu-välilehdellä lisätä kilpailupäiviä painamalla Lisää päivä.
  8. Sekä kilpailuvälilehdellä että kunkin päivän välilehdillä voit lisätä liitteitä (mm. kartta, kilpailuohje) hakemukseen painamalla kohtaa Liite.
    OCAD-ohjelmassa karttaliite kannattaa tallentaa muodossa GIF, resoluutiona 75 dpi, valittuna ei antialias ja ei värikorjaus. Näillä asetuksilla saa liitteeksi riittävän laadukkaan, mutta kooltaan pienen karttaliitteen.
    Älä tallenna liitteiksi suuria tiedostoja (mielellään alle 500 kb).
  9. Kun tarvittavat tiedot on täytetty, tallennat seurakilpailun painamalla Tallenna (ei vielä tule hyväksytyksi ja näkyviin kalenteriin).
  10. Kun seurakilpailu on kaikkien perustietojen osalta valmis mm. julkaistavaksi seurakalenterissa, paina Kilpailu-välilehdellä painiketta Hyväksy
  11. Painamalla Kilpailu-välilehdellä painiketta Palaa, pääset takaisin Kilpailuhallinnan etusivulle.

Seurakilpailun sarjojen ja maksujen määrittäminen

  1. Valitse ”Kilpailuhallinta” –kohdan kautta halutun kilpailun hallinta painamalla ko. kilpailun kohdalla Kilpailuhallinta.
  2. Valitse Muokkaa kilpailua.
  3. Tarkista, että Kilpailu-välilehdellä on määritetty sähköpostiosoite kohtaan Peruutus-email. Kyseiseen sähköpostiosoitteeseen lähetetään viesti, mikäli ilmoittautunut henkilö peruu osanottonsa kilpailuun ennen viimeisen varsinaisen ilmoittautumisportaan umpeutumista, kun hän on jo ilmoittautunut kilpailuun ja ehkä jo maksanutkin osanottonsa.
  4. Paina  Tallenna.
  5. Paina Ilmoittautumisportaat ja sarjat.
  6. Määritä halutut ilmoittautumisportaiden sulkeutumispäivämäärät (ko. ilmoittautumisporras sulkeutuu määritetyn päivän päättyessä klo 24.00). Kaikkia ilmoittautumisportaita ei ole pakko käyttää.
  7. Määritä Emit-muutosten sulkemispäivä.
    Kilpailija voi tehdä kyseistä kilpailua koskevan Emit-numeronsa muutoksen ko. päivän päättymiseen saakka. Päivämäärän on syytä olla ennen sitä päivää, jolloin järjestäjä ottaa IRMAsta ilmoittautuneiden tiedoston ulos tuloslaskentaa varten.
    Haluttaessa voidaan painaa Sulje heti –nappia, jolloin Emit-muutosten tekeminen sulkeutuu välittömästi (tämä kannattaa tehdä vain tarvittaessa myöhemmin, kun ilmoittautuminen on avattu ja kilpailun ajankohta lähestyy).
  8. Jos kilpailu, jota määrität on viesti, määritä myös Juoksujärjestys jätettävä viimeistään –kohta. Se tarkoittaa ajankohtaa, johon mennessä viestijoukkueen juoksujärjestyksiä voi jättää ja muuttaa IRMAssa. Tähän voit määrittää myös kelloajan päivämäärän lisäksi.
    Viestin osalta voit myös määrittää tuleeko joukkueiden kilpailijoiden Emit-numerot antaa etukäteen (ruksi kohtaan Emit-numerot toimitetaan etukäteen). Jos ko. kohta jätetään tyhjäksi, Emit-numeroiden antamista ei vaadita ennen kilpailua.
  9. Määritä kertoimet, joilla ensimmäisen portaan osanottomaksut kerrotaan, jotta saadaan kyseisen portaan osanottomaksut. Tätä ei ole välttämätöntä tehdä, mutta se helpottaa osanottomaksujen määritystä, jos käytetään useita portaita. Maksut voidaan kirjoittaa myös käsin kullekin ilmoittautumisportaalle. Päivitä maksua painetaan vasta, kun 1. portaan sarjat ja maksut on määritetty (kaikille päiville), katso kohta 22.
  10. Tiedot tallennetaan painamalla Tallenna.
  11. Määritä kunkin päivän sarjat ja osanottomaksut omalla välilehdellä (1. päivä, 2. päivä, jne.).
  12. Valitse perinteiset sarjat alasvetovalikosta ja tarvittava tarkenne omasta alasvetovalikostaan.
  13. Luo oma tavallisuudesta poikkeava sarja (esimerkiksi kuntosuunnistussarja) painamalla Luo oma sarja, jos haluttua sarjaa ei löydy alasvetovalikosta. Määritä avautuvassa popup-ikkunassa tarvittaessa oman sarjan sukupuolirajoite sekä ikärajoitteet.  Mikäli rajoitteita on tarve muuttaa, tulee ko. sarja poistaa ja luoda uudelleen ennen kilpailun ilmoittautumisen avaamista. Oman sarjan kohdalla sukupuolirajoitteeksi valitaan tyhjä silloin, kun sarja on mahdollinen molemmille sukupuolille.
  14. Järkevintä on määrittää ensin yksi sarja ja antaa sille 1. ilmoittautumisportaan päiväkohtainen osanottomaksu ja kokonaisosanottomaksu (jos on kyseessä moniosainen kilpailu). Yläpalkin järjestysnumerot 1., 2. ja 3. tarkoittavat ilmoittautumisportaita.
  15. Määritä lisenssipakko-sarakkeessa vaaditaanko sarjaan osallistuvalta lisenssi.
  16. Sarja ei ole luotaessa oletuksena hyväksytty. Hyväksytty-sarakkeeseen tulee laittaa ruksi ennen ilmoittautumisen avaamista, muuten sarja ei näy ilmoittauduttaessa. Hyväksytty-ruksin voi lisätä myös ilmoittautumisen avaamisen jälkeen, jos huomaan sen unohtuneen, mutta viisainta se on lisätä jo ennen ilmoittautumisen avaamista, jotta kaikki sarjat näkyvät heti ilmoittautumisen alkaessa ilmoittautuville.
  17. Lisää seuraava sarja painamalla Lisää. Edelliselle sarjalle määritetyt maksut kopioituvat tälle sarjalle ja niitä voi muuttaa tarvittaessa.
  18. Mikäli käytät eri ilmoittautumisportaille kerrointa suhteessa 1. portaaseen nähden (katso kohta 9), sinun ei tarvitse käsin määrittää kuin ensimmäisen portaan maksut.
  19. Jos olet määrittämässä sarjoja ja osanottomaksuja viestiin, niin määritä Viestios. –sarakkeeseen sarjan osuuksien lukumäärä.
    Viestisarjoihin liittyviä osanottorajoituksia voit hallinnoida painamalla Viestin osallistumisrajoitukset –painiketta.
    Kullekin sarjalle voidaan antaa vain jokin seuraavista rajoituksista: kilpailijakohtainen, yhteisikä, osuuskohtainen, ei rajoitusta.
    Kohta 16 pätee myös viesteissä. Viestisarjan osallistumisrajoitukset voit määrittää vain silloin kun sarjan Hyväksytty –sarakkeessa ei ole ruksia. Ruksin voi poistaa määrityksen ajaksi, mutta se pitää muistaa lisätä takaisin, muuten sarjat eivät näy ilmoittauduttaessa.  Jos sarjan haluat määrittää osallistumisrajoituksia sarjalle, jonka kohdalla on ruksi Hyväksytty –sarakkeessa, poista ensin ruksi, paina Tallenna ja paina sitten Viestin osallistumisrajoitukset.
  20. Voit tallentaa sarjat ja maksut välilläkin painamalla Tallenna.
  21. Voit kopioida ensimmäisen päivän sarjat ja maksut muille päiville painamalla aina kyseisen päivän välilehdellä Kopioi sarja- ja maksumääritykset. Tämän jälkeen voit tarvittaessa lisätä tai poistaa ko. päivälle sarjoja.
  22. Kun olet määrittänyt kaikki sarjat ja osanottomaksut eri päiville, mene takaisin välilehdelle ”Ilmoittautumisportaat”.
  23. Jos määritit päivien välilehdillä vain 1. ilmoittautumisportaan maksut, voit nyt määrittää ilmoittautumisportaiden 2, 3 ja jälki-ilmoittautumisporras maksut määrittämällä kertoimen näiden ilmoittautumisportaiden kohdalle. Kerroin tarkoittaa sitä, että kyseisen ilmoittautumisportaan osanottomaksu on 1. portaan maksu kerrottuna kertoimella (esimerkki, jos kerroin on toisessa portaassa 1,2 , on toisen portaan osanottomaksu = 1,2 x 1. portaan osanottomaksu). Päivitä hinnat kertoimien mukaisiksi päivien välilehdille painamalla Päivitä hinnat.
    Kertoimet eivät tallennu muistiin, vaan jos ennen ilmoittautumisen avaamista haluat vielä muuttaa hintoja kertoimien avulla, on ne kirjoitettava uudelleen ja painettava taas Päivitä hinnat.
  24. Paina Tallenna
  25. Kohtien 1-24 toimenpiteet voidaan tehdä jo hyvissä ajoinkin ennen ilmoittautumisen varsinaista avaamista. Ilmoittautumisen lopullinen avaaminen kerrotaan kohdissa 26-.
  26. Valitse Kilpailuhallinta –kohdan kautta halutun kilpailun hallinta painamalla ko. kilpailun kohdalla Kilpailuhallinta.
  27. Valitse Avaa ilmoittautuminen.  Huom! Tee tämä vasta, kun kaikki on valmista ja haluat avata ilmoittautumisen.
  28. Vastaa kysymykseen ”Oletko varma, että haluat avata ilmoittautumisen?” Kyllä, jos kaikki on valmista ilmoittautumisen avaamiseksi.
  29. Painettuasi Kyllä, ilmoittautuminen on mahdollista seurakilpailuun.
Seurajäsenmaksun maksaminen SSL:lle

Kuvallinen ohje (pdf).

Seuran jäsenmaksaminen Suunnistusliitolle on mahdollista kullekin vuodelle tammikuun 1. päivästä alkaen. Jäsenmaksun eräpäivä on jäsenmaksuvuoden 31.03.

  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”SSL jäsenmaksu”  vasemmasta palkista.
  3. Seuraavassa näytössä on merkittynä ajanjakso kyseisenä vuonna jona aikana jäsenmaksun maksaminen on mahdollista.
  4. Kohdassa ”Maksettu (jos rastitettu)” on rasti, jos seuran jäsenmaksu on jo maksettu.
  5. Jos kohdassa ”Maksettu (jos rastitettu)” ei ole rastia ja jäsenmaksun maksamisaika on aktiivinen, voit painaa nappia Maksa seuran jäsenmaksu
  6. Painamalla seuraavassa näytössä Siirry verkkomaksamiseen siirryt Suomen Verkkomaksut Oy:n sivulle, jossa voit maksaa seuran jäsenmaksun käyttämällä verkkopankkitunnuksia tai luottokortilla.
    Painamalla Peruuta maksaminen peruutat maksamisen.
    Painamalla Palaa maksaminen keskeytyy ja palaat edelliseen näyttöön.
  7. Suomen Verkkomaksut Oy:n puolella sinua opastetaan maksamisessa eteenpäin valitsemasi maksutavan ja pankin mukaisesti. Maksamiskulu peritään maksajalta eli lisätään maksettavaan summaan. Maksamiskulut ovat seuraavat:
  • maksaminen Nordean pankkitunnuksilla 0,69 €/maksutapahtuma kokonaisuudessaan
  • maksaminen muiden pankkien pankkitunnuksilla 0,54 €/maksutapahtuma
    kokonaisuudessaan
  • maksaminen luottokortilla (Luottokunnan myöntämät kortit Visa, American Express ja Mastercard)  5,00 € / maksutapahtuma kokonaisuudessaan
Ratamestaripätevyyshakemus

Kuvallinen ohje (pdf).

Ratamestaripätevyyshakemus tehdään henkilön oman seuran pääkäyttäjän toimesta. Seurasta hakemus lähetetään alueelle ja edelleen liittoon.

Hakemuksen tekeminen seurassa
  1. Kirjaudu IRMAan seuran pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Ratamestaripätevyyshakemus”  vasemmasta palkista.
  3. Luo ratamestaripätevyyshakemus painamalla Luo ratamestaripätevyyshakemus
  4. Valitse henkilö, jonka hakemusta luot, painamalla Hae käyttäjä
  5. Kirjoita perustelut hakemusta varten kohtaan Perustelut.
    Perusteluissa tulee kertoa ainakin seuraavat asiat: ratamestari/valvoja/ratamestaikouluttajatehtävät 5 viimeisen vuoden ajalta (vuosi ja tehtävät),
    osallistuminen koulutukseen (aika, paikka, koulutuksen nimi, kouluttaja)
  6. Valitse haettu ratamestaripätevyysluokka alasvetovalikosta.
  7. Voit tallentaa hakemuksen ja lähettää sen vasta myöhemmin alueella painamalla Tallenna
  8. Lähetä hakemus alueelle painamalla Lähetä alueelle
  9. Keskeneräiset tallennetut hakemukset, joita ei ole vielä lähetetty alueelle näkyvät Ratamestaripätevyyshakemukset listassa. Tallennetun hakemuksen pääset lähettämään alueella valitsemalla listasta halutun hakemuksen, painamalla Muokkaa ratamestarihakemusta ja edelleen painamalla Lähetä alueelle
Hakemuksen käsittely alueessa
  1. Kirjaudu IRMAan alueen pääkäyttäjänä.
  2. Valitse ”Ratamestaripätevyyshakemus”  vasemmasta palkista. Alueen käsittelyä odottavat hakemukset näkyvät myös aloitusnäytön yläreunassa kohdassa ”Ratamestaripätevyyshakemuksia odottamassa hyväksyntää (x)”. Painamalla tuota tekstiä pääsee myös käsittelemään hakemuksia.
  3. Haluttua hakemusta pääset käsittelemään valitsemalla sen aktiiviseksi listassa ja painamalla Muokkaa ratamestarihakemusta.
  4. Kohdassa pätevyysluokka on seuran esittämä pätevyysluokka.
  5. Valitse kohdan ”Ehdotettu ratamestariluokitus” –kohdan alasvetovalikosta alueen esitys ratamestaripätevyydeksi.
  6. Voit kirjoittaa tarvittaessa alueen kommentit kohtaan ”Alueen kommentit”.
  7. Hakemuksen voi tallentaa keskeneräisenä painamalla Tallenna.
  8. Lähetä hakemus edelleen liittoon painamalla Lähetä liittoon.
  9. Keskeneräiset tallennetut hakemukset, joita ei ole vielä lähetetty liittoon näkyvät Ratamestaripätevyyshakemukset listassa. Tallennetun hakemuksen pääset lähettämään liittoon valitsemalla listasta halutun hakemuksen, painamalla Muokkaa ratamestarihakemusta ja edelleen painamalla Lähetä liittoon
Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail