Tapahtuman suunnittelu ja markkinointi

Pikalinkit sivun osioihin
Suunnittelu :: Osanottomaksut :: Vakuutusturva :: Toimihenkilöt :: Luvat :: Ympäristöohje :: Markkinointi



Kuntorastien järjestelyistä vastaa yleensä seuran kuntosuunnistustiimi tai –jaosto apunaan seuran jäsenet. Kausisuunnittelu toteutetaan kuntosuunnistustiimin toimesta seuran toimintasuunnitelman mukaisesti. Seurojen hallitukset tai johtokunnat hyväksyvät kausisuunnitelmat. Yhden tiimin jäsenen on hyvä kuulua seuran johtokuntaan. Mikäli tapahtuman järjestelyyn osallistuu useampia seuroja, tehdään kausisuunnittelua myös yhteisissä kokouksissa. Kausisuunnittelu kannattaa käynnistää heti edellisen kauden päätyttyä tai jopa tätä ennen.

Kausisuunnittelun kokonaisuus

  • karttatilanteen selvittäminen, päivitykset, uudet kartat, käyttörajoitukset
  • maastonkäyttölupien varmistaminen
  • tapahtumien järjestämispaikkojen valinta ja sopiminen alueiden omistajien kanssa
  • suunnitelma millaisia ratoja ja lajeja halutaan eri tapahtumissa tarjota suunnistajille (lyhyemmät ja pidemmät radat, helpot ja vaativammat radat, RR, TR, pyöräsuunnnistus, tarkkuussuunnistus tai hiihtosuunnistus)
  • kuntosuunnistuskalenterin tai tapahtuman esitteen laatiminen, mistä ilmenevät ajat, paikat, tapahtumien lajimuodot
  • markkinointikanavien valinta, markkinoinnin aikataulutus – sekä ennen kuntorastikauden alkua että sen aikana
  • tulospalvelujärjestelyt
  • karttojen ja ratojen tulostusjärjestelyt
  • osanottomaksut (hinta, sarjaliput, liikuntasetelit, yritysten laskutus)
  • aloittelevien opastus
  • osallistujien palkitseminen
  • vastuut ja turvallisuus tapahtumissa (pelastussuunnitelma, ilmoitukset viranomaisille, vakuutusturva järjestäjille)
  • tiedottamisen suunnittelu ja toteutus
  • toimitsijoiden rekrytointi ja koulutus
  • palautteen kerääminen järjestäjiltä ja osallistujilta

Kuntosuunnistustapahtumien järjestäjien tueksi kannattaa nimetä kuntosuunnistustiimistä tapahtumakohtainen valvoja tai yhteyshenkilö, joka tarvittaessa opastaa ja auttaa järjestelyissä

  • huolehtimalla että tapahtumien järjestelyissä tarvittava materiaali, kuntorastivaunu, on kunnossa,
  • auttaa tarvittaessa ratamestaria laatimaan tasoltaan sopivat radat ja voi myös suorittaa ratavalvontaa,
  • neuvoo järjestäjiä ongelmatilanteissa,
  • valvoo sopivalla tavalla tapahtuman järjestelyjen edistymistä.

Koulutusaineistoa kuntosuunnistustapahtumien järjestäjille löydät Suunnistusliiton internetsivuilta.

Osanottomaksut

Kuntorasteilta peritään yleensä kohtuullinen korvaus osanotosta. Hyvin toteutettujen ja osanottajia runsaasti kokoavien kuntorastien merkitys voi olla järjestävän seuran talouteen hyvinkin merkittävä. Maksun suuruus ja maksutavat päätetään kausisuunnittelun yhteydessä.

Tavanomaisia maksutapoja ovat

Liikuntaseteleitä vastaanottavat yritykset perivät tilityksistä noin 3 – 5% provision.

Usein järjestäjä ei peri osanottomaksua oman seuran nuorilta ja muiden seurojen nuorilta maksu on yleensä halvempi kuin aikuisten osallistumismaksu. Järjestäjät voivat antaa alennusta osanottomaksuista myös esimerkiksi varusmiehille, opiskelijoille ja eläkeläisille.

Vuonna 2016 kuntosuunnistustapahtuman osanottomaksu oli yleisimmin 5 – 7 euroa.

Myös vuokrattavista Emit-kortista peritään useimmiten maksu, joka voi olla esimerkiksi 2 – 4 euroa.

Vakuutusturva

Suomen Suunnistusliittoon kuuluvilla seuroilla on voimassa oleva vakuutusturva vahinkovakuutusosakeyhtiö OP-Pohjolan Tuplaturvavakuutuksen kautta. Vakuutusturva kattaa toiminnanvastuuvakuutuksen ja vapaaehtoistyöntekijöiden tapaturmavakuutuksen.

Toiminnanvastuuvakuutus korvaa liiton tai seuran kolmannelle osapuolelle aiheuttamat henkilö- ja esinevahingot, joista vakuutettu on korvausvastuussa. Vakuutus korvaa niin työsuhteisen kuin vakuutetun toimeksiannosta vapaaehtoistyötä tekevän aiheuttamat vahingot. Vakuutus kattaa myös järjestäjän vastuun esimerkiksi leireillä ja kilpailuissa.

Kun Suunnistusliiton alainen seura järjestää kuntorasteja, ovat kaikki alle 80-vuotiaat talkoolaiset vakuutettuja Tuplaturvavakuutuksen kautta vaikka eivät olisikaan seuran jäseniä.

Lisätiedot ja ohjeet korvauksen hakemiseen löytyvät Valo ry:n verkkosivuilta.

Kuntosuunnistajat osallistuvat tapahtumaan omalla vastuullaan ja vastaavat itse omista vakuutuksistaan. Jos osanottajalla on Suomen Suunnistusliiton vakuutuksellinen lisenssi, on se voimassa myös osallistuttaessa kuntorasteille.

Kuntosuunnistajille on tarjolla varta vasten heille kohdennettu edullinen Kuntosuunnistajan vakuutus.

Kuntosuunnistajan vakuutus – ohje seuralle

Seurojen kannattaa markkinoida harrastajille Kuntosuunnistajan vakuutusta. Seura saa hyvitystä jokaisesta seuran tunnuksella myydystä vakuutuksesta. Katso ohje seuralle.

KuntosuunnistajanVakuutus_160X100

 

.

 

Toimihenkilöiden rekrytointi ja koulutus

Jokaiselle seuran järjestämälle kuntosuunnistustapahtumalle kannattaa nimetä vastuuhenkilö. Hän hankkii järjestelyissä tarvittavan muun henkilöstön ja sopii heidän kanssa työnjaosta. Järjestelyissä tarvittava henkilöstömäärä riippuu tapahtuman koosta, paikasta ja järjestelyperiaatteista.

Eräissä seuroissa on havaittu hyväksi nimetä tapahtumille erillinen valvoja tai yhteyshenkilö. Hän on usein seuran kuntosuunnistusjaoston tai –tiimin jäsen, joka auttaa ja neuvoa järjestäjiä, seuraa järjestelyjen pysymistä aikataulussa ja voi myös valvoa että ratasuunnittelu vastaa kuntorasteille asetettuja tavoitteita.

Kuntosuunnistustapahtuman järjestäjien koulutus toteutetaan tarpeellisessa laajuudessa ennen kauden alkua. Erityisen tärkeä koulutus on uusille järjestäjille.

Koulutukseen voi sisältyä seuraavia kokonaisuuksia
  • kuntosuunnistustapahtuman valmistelu ja toteutus
  • ratasuunnittelu ja karttojen tulostaminen
  • aloittelevien kuntosuunnistajien ohjaus.

Koulutusmateriaaleja kuntosuunnistustapahtumien järjestäjille seuran sisäiseen koulutukseen.

Suomen Suunnistusliitto järjestää tarvittaessa koulutusta seuroille kuntosuunnistusten järjestämisestä.

Maaston ja tapahtumapaikan luvat

Kuntosuunnistustapahtumaa järjestettäessä tulee pyytää maanomistajien suostumus alueen käyttöön. Lupa kuntosuunnistustapahtumien järjestämiseen kannattaa kysyä esimerkiksi alueella järjestettävän kilpailun lupien kysymisen yhteydessä tai ennen alueen kartoitusta. Lupa kannattaa pyytää pidemmäksi ajaksi, jotta jokaisen ratamestarin ei tarvitse kysellä erikseen lupia. Maastonkäytön rajoituksista ja luvista seuran kartoittamilla alueilla tietää yleensä parhaiten seuran karttavastaava.

Kuntosuunnistusten pysäköintipaikan ja järjestämispaikan käyttöön tarvitaan myös lupa. Tarvittaessa tulee ottaa yhteyttä myös paikallisiin ympäristöviranomaisiin ja luonnonsuojelujärjestöihin sekä metsästysoikeuden haltijoihin.

Lisätietoja lupa-asioista on Suunnistusliiton ympäristöohjeen kohdassa Luvat.

Ilmoitus yleisötilaisuudesta

Kuntosuunnistustapahtuma on yleisötilaisuus. Poliisiviranomainen saattaa edellyttää myös kuntosuunnistuksista maksullisen yleisötilaisuusilmoituksen tekoa. Yleisötilaisuuden ilmoitusmenettelytapa kannattaa selvittää kausisuunnittelun yhteydessä paikalliselta poliisiviranomaiselta. Ohjeiden mukaisesti ilmoitus on tehtävä kirjallisena järjestämispaikan poliisille. Poikkeuksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämispaikan vuoksi, eivät edellytetä toimia järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi tai sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejärjestelyjä. Järjestäjän on tehtävä ilmoitus poliisiviranomaiselle vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista.

Kuntosuunnistuksen ympäristöasiat

Ympäristöasiat ovat kuntosuunnistustapahtumissa tärkeässä roolissa, sillä tapahtumia järjestetään samoilla paikoilla vuodesta toiseen. Järjestäjien kannattaa tutustua Suunnistusliiton ympäristöohjeeseen.

Alla on kuvattu vastuunjakoa eri toimijoiden kesken ympäristöasioiden huomioimiseksi.

Alueen kuntosuunnistusvastaava

• Koordinoi erityisesti suurimpien kaupunkien lähialueilla järjestettävien tapahtumien määrää kulutuksen tasaamiseksi.

Seuran kuntosuunnistusvastaava

• Ottaa kilpailumaaston ja -keskuksen valinnassa huomioon tapahtuman ajankohdan, osanottajamäärät sekä maaston erityispiirteet,
• välttää erityisesti kevätaikaan järjestämästä tapahtumaa maastoissa, joissa on runsaasti hirvieläimiä ja pesiviä lintuja,
• välttää suurten tapahtumien järjestämistä maastoissa, jotka ovat luonnostaan kulumiselle herkkiä (esim. jäkäläkankaat ja lehtoalueet),
• valvoo, että tätä ohjetta käytetään ja noudatetaan.

Yksittäisen kuntosuunnistustapahtuman järjestelyjen vastuuhenkilö

• Huolehtii, että luvat ovat kunnossa ja ympäristönäkökohdat otetaan huomioon tapahtumapaikan toteutuksessa ja järjestelyjen yleissuunnittelussa,
• suorittaa ympäristöasioiden vastuunjaon ja valvonnan.

Ratamestari

• Laatii ratasuunnitelmat ja valitsee rastipisteet niin ettei tapahtumasta aiheudu vahinkoa tai haittaa eläimille, kasvillisuudelle tai maanomistajan omaisuudelle,
• merkitsee rasteihin voimassaolopäiväyksen ja pian sen umpeuduttua poistaa sekä rastit että niiden kiinnitysmateriaalit ja tuo ne pois maastosta,
• selvittää alueen liikkumisrajoitukset (luonnonsuojelualueet ja puolustusvoimien alueet),
• selvittää maaston arat alueet ja välttää näitä ratasuunnittelussa (tietolähteet: maanomistajat, metsästäjät, alue, seuran teemakartat, ympäristökeskus, luontoharrastajat),
• suosii rastiväleillä kulutusta kestäviä maastotyyppejä,
• välttää rastiväleillä jäkälää ja sammalta kasvavia kallioita, jäkäläkankaita, lehtoja ja lehtoniittyjä, kosteikkoja ja märkiä soita sekä jyrkkiä rinteitä,
• laatii radat niin, että suunnistajat eivät joudu taimikoille, pelloille, pihoihin, puutarhoihin, lintujen pesäalueille eikä liikkumiselta rajoitetuille alueille. Jos tällaisesta on vaaraa, alueet merkitään kielletyiksi maastoon ja (malli)karttaan. Kaikki havaitut lintujen pesät merkitään (halkaisija 10-20 m) ainakin maastossa,
• tiedottaa tehokkaasti rajoituksista muistaen että uudet harrastajat eivät välttämättä tunne maastossa liikkumisen pelisääntöjä,
• selvittää etukäteen samassa maastossa aiemmin pidettyjen tapahtumien radat ja rastit ja välttää maaston kulumisen estämiseksi samoja rastipaikkoja ja rastivälejä,
• käyttää eri radoilla osin eri rasteja maaston kulumisen välttämiseksi ja suunnistajien ohjaamiseksi eri reiteille (herkillä alueilla jo 50 kävijää on paljon).

Markkinointi

Kuntosuunnistuksia tulee markkinoida kaikille avoimina harrasteliikuntatapahtumina. Mainonnan tulisi tavoittaa monipuolisesti myös suunnistusseuroihin kuulumattomat henkilöt, perheet ja nuoret. Hyviä markkinointikohteita ovat myös työpaikat, sillä monet työnantajat tukevat työntekijöidensä liikuntaharrastuksia maksamalla osanottomaksuja ja jakamalla liikuntaseteleitä.

Tapahtuman internetsivut

Tapahtuman kävijät etsivät tapahtuman tiedot nettisivuilta. Mitä selkeämmin perusasiat on kerrottu tulijalle, sitä matalampi on osallistumiskynnys. Tapahtuman sivut voivat olla seuran sivuilla tai tapahtuman omilla sivuilla. Myös Facebook-sivut voivat toimia tapahtuman infosivuina.

Esimerkkejä erillisistä kuntorastisivuista löytyy Orimattilan iltarasteilta ja Tampereen Iltarasteilta. Tampereen Iltarastien sivuilla on myös ohjeet järjestäjille.

Kuntorastikalenteri

Osoitteessa kunto.suunnistus.fi on kuntorastikalenteri. Kalenterissa näkyvät seurojen sinne syöttämät tapahtumat. Jokaisen kuntosuunnistustapahtuman kannattaa olla kalenterissa.

Suunnistusliiton kuntorastikalenteri

Kalenteriin tehdään runsaasti hakuja. Jokaisen kuntosuunnistustapahtuman kannattaa olla kalenterissa, koska sitä kautta uudet harrastajat löytävät tapahtumia tai kokeneet harrastajat uusia tapahtumia.

Seurat syöttävät itse omat tapahtumatietonsa kalenteriin omaa seuratunnusta käyttäen. Lisätiedot löytyvät kalenterin käyttöohjeesta.

Vuonna 2016 kalenteriin oli seurojen toimesta syötetty vajaa 2000 kuntorastitapahtumaa eli suunnilleen puolet järjestetyistä tapahtumista.

Sosiaalinen media

Tapahtuman markkinointiin on käytettävissä runsaasti ilmaisia kanavia sosiaalisessa mediassa: Facebook, twitter ja Instagram. Markkinointikäytänteet some-kanavissa kannattaa suunnitella jo ennen kauden alkua ja sopia, kenen tehtävä on hoitaa markkinointia koko kauden ajan.

Osallistumiseen innostavia tietoja ovat esimerkiksi

  • tulevan tapahtuman lyhyt ennakkotieto päivää tai kahta aikaisemmin, joka sisältää jonkin mielenkiintoisen tiedon tai käytännön ohjeen,
  • tulevan tapahtuman karttapala ja maastokuvaus tai tietoa radoista,
  • tapahtuman jälkeen linkki kuviin, kartta-analyysiin tai tuloksiin,
  • tunnelmapalat, haastattelut ym.

Esimerkkejä:

Paikalliset lehdet ja tapahtumakalenterit

Paikallislehtien mahdollisuudet markkinoinnin edistämisessä kannattaa kartoittaa. Esimerkkejä:

  • Lehti voi tukea kuntorasteja julkaisemalla sivuillaan tapahtuman ilmoituksen, esimerkkinä Hämeen Sanomien Tiistai- ja Torstairastit Hämeenlinnan ja Riihimäen alueilla,
  • ilmoitukset tapahtumista lehtien seuratoimintapalstalla,
  • erilliset jutut kuntorasteista, erityisen tärkeää on saada lehtiin juttu kauden alkamisesta,
  • tulokset paikallislehdissä ja niiden yhteydessä tieto seuraavasta tapahtumasta.

Jos paikkakunnalla julkaistaan kunnan internet-sivuilla tapahtumakalenteri tai painettu jaettava kalenteri, kannattaa kuntorastitiedot toimittaa kalenteriin. Vastaavanlaisia kalenterita tai ”menot”-palstoja voi olla myös paikallislehdissä ja lehtien internet-sivuilla.

Kausiohjelmat ja kausiesitteet

Kuntorasteista kannattaa painaa tai monistaa kausiohjelmia, joita on saatavilla ainakin kuntorastitapahtumissa. Osasta kuntorastitapahtumia tehdään myös kausiesitteitä, jotka jaetaan jokaiseen kotiin. Esitteiden on todettu madaltavan osallistumiskynnystä.

Kausiesitteitä ja -ohjelmia kannattaa jakaa myös työpaikoille, kouluihin ja kirjastoihin.

Puskaradio

Suunnistajat itse ovat tapahtumiensa parhaita markkinoijia. Kuntorastien järjestäjien ja seuran aktiivisten suunnistajien kannattaa mainostaa ja kehua tapahtumaa aina sopivan tilaisuuden tullen. Keväällä 2008 kuntosuunnistajille tehdyn kyselyn perusteella yleisin tapa aloittaa kuntosuunnistusharrastus oli ”Ystävä suositteli tai pyysi mukaan”.

Pikalinkit sivun osioihin
Suunnittelu :: Osanottomaksut :: Vakuutusturva :: Toimihenkilöt :: Luvat :: Ympäristöohje :: Markkinointi

Facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail